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Aufgabe und HerausforderungDas althergebrachte E-Mail-System der Lakehead University stellte mit seinen Serverüberkapazitäten, Mail-Zustellungsproblemen und langen Antwortzeiten eine ganze Reihe von operativen Herausforderungen dar. Es kam hinzu, dass die Wartung und Pflege des alten Systems mehr als 50 Prozent der Zeit des Server-Supportteams des Technology Service Centres in Anspruch nahm. Auch das Service Desk-Team musste etwa 25 Prozent seiner Zeit für mit dem System verbundene Problemfälle aufbringen. Überkapazitäten und langen Antwortzeiten versuchte man in der Vergangenheit damit zu begegnen, dass die Nutzer aufgefordert wurden, alte Dateien zu löschen. Diese Schritte stellten nur punktuelle, kurzfristige Lösungen dar. Die Universitätsverwaltung suchte deshalb weiter nach einer endgültigen und dauerhaften Lösung für dieses strategische Problem. Die LösungDie Lakehead University initiierte eine detaillierte Analyse aller Lösungen, die für die zukünftige kollaborative Arbeitsumgebung der Universität in Frage kamen. Nach dieser Analyse kam Lakehead zu dem Schluss, dass die Google Apps Education Edition die richtige Wahl sei, da das aktuelle Produktangebot sowie auch das Entwicklungspotenzial dafür geeignet sind, Lakeheads technologieorientierte Strategien und das Lernverhalten seiner Nutzer zu unterstützen. Die Google Apps Education Edition versetzt die Nutzer an der Lakehead University in die Lage, die Möglichkeiten des Internets zu nutzen und Technologien wie das Instant Messaging und gemeinsam genutzte Kalender nutzbringend für die Lehre und das Lernen an der Universität einzusetzen. "Google ist seinen Mitbewerbern einen Schritt voraus, indem es E-Mail aus seiner konventionellen Rolle als Kommunikationstool in ein zuverlässiges, kollaboratives Diskussionstool überführt. Es gibt Unternehmen, die drei oder noch mehr Produkte kaufen und implementieren müssen, nur um das zu erreichen, was Google mit seinem E-Mail-Programm Google Mail von vornherein leistet.", so Shahzad Jafri, CIO der Lakehead University. "Außerdem stimmen die Philosophien von Google und Lakehead insofern gut überein, als beide innovatives Denken und schnelle Übernahme von Technologien zum Wohle der Nutzergemeinschaft unterstützen und fördern." Bei den Auswahlkriterien vermerkte die Lakehead University, dass die Google Apps Education Edition folgenden Anforderungen gerecht wird:
Die Google Apps Education Edition ersetzt Lakeheads bisher eingesetzte E-Mail-Lösung und die damit verbundenen Funktionen. Der Einsatz von Lakeheads Google Apps Education Edition umfasst Folgendes:
Das ErgebnisDie Lakehead University hat 38.000 Nutzer erfolgreich zu den Google Apps migriert. Weiterhin gelang es der Lakehead University, die anstehenden Designkosten in Höhe von umgerechnet etwa 6 bis 7 Millionen Kanadische Dollar für 38.000 Nutzer und die jährlich anfallenden Wartungskosten von 2 bis 3 Millionen Kanadische Dollar zu vermeiden. Durch die Ausrichtung auf Google Apps wird die Lakehead University in der Lage sein, diese Ressourcen für andere universitäre Zwecke einzusetzen und von der progressiven Technologiekurve zu profitieren, die durch die Partnerschaft mit Google entsteht.
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