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Il problemaRecentemente i membri dell'ufficio tecnico dell'Arizona State University si sono posti alcune domande importanti: "Perché il nostro qualificato personale IT dedica così tanto tempo a operazioni di manutenzione, upgrade e gestione di sistemi software e hardware che non riescono a stare al passo con l'innovazione tecnologica nel settore dei prodotti al consumo? E che cosa possiamo fare affinché i membri dello staff tecnico possano concentrarsi invece sulla creazione di applicazioni tecnologiche specifiche per la nostra università? L'ASU giudicava il servizio di posta elettronica utilizzato dagli studenti come un'area in cui le società del settore tecnologico avrebbero potuto sviluppare rapidamente soluzioni innovative per i consumatori. Inoltre, i costi di gestione erano aumentati, in quanto l'università era stata costretta a spendere somme maggiori per i filtri antispam, i software antivirus e gli aggiornamenti degli archivi. Secondo Ron Page, Director of Technology Integration presso l'ufficio tecnico dell'Arizona State University, "il client di posta elettronica proprietario basato su Web dell'ASU richiedeva un notevole impegno in termini di sviluppo per essere mantenuto all'avanguardia. Nonostante lo spazio di archiviazione disponibile nel sistema utilizzato dall'ASU fosse notevolmente inferiore rispetto ai 2 GB per casella di posta offerti da Google, per garantire la sicurezza e il backup del servizio email era necessario un notevole dispendio di risorse tecniche e hardware." Alla fine dei conti, l'ASU spendeva ogni anno 353.000 dollari per un sistema di posta elettronica meno efficiente degli account personali che gli studenti possono ora ottenere gratuitamente. La decisione1) Gli studenti lo utilizzavano già. dai log di posta elettronica, l'ASU riscontrò che circa 3.500 studenti inoltravano già i propri messaggi email a Gmail; ciò convinse l'ASU che la soluzione sarebbe stata ben accolta e che gli studenti avrebbero saputo utilizzarla, eliminando così gli eventuali costi di formazione. "Mi piace utilizzare Gmail in quanto mi permette di conservare molte email, in particolare quelle con allegati, senza superare la mia quota", ha affermato David Aniuk, studente ASU. "Mi piace molto anche il layout: è sobrio, essenziale e non affatica gli occhi. Non ho ricevuto nemmeno un messaggio di spam nel mio account Gmail", ha aggiunto lo studente.2) Il migliore prodotto esistente con una visione avvincente a lungo termine. In passato, l'ASU offriva ai propri studenti solo un servizio di posta elettronica. Ben presto, tuttavia, si è resa conto che la soluzione integrata di posta elettronica, messaggistica istantanea e calendario di Google avrebbe agevolato la collaborazione reciproca tra gli studenti e la comunicazione tra l'istituto e gli allievi. L'università era entusiasta dell'obiettivo di Google di creare un centro di comunicazioni unificato che includesse una serie di applicazioni e avesse come fulcro la casella di posta elettronica. Kari Barlow, Assistant Vice President presso l'ufficio tecnico dell'Università, sosteneva che "la suite di messaggistica integrata di Google è la soluzione web leader nel settore" e che "l'integrazione di servizio webmail, messaggistica istantanea e calendario all'interno del browser è impareggiabile". L'implementazioneL'ASU è passata dalla decisione finale all'implementazione di Google Apps in meno di due settimane. Le sue principali priorità erano l'integrazione del servizio di posta elettronica con i sistemi di gestione della sicurezza e degli studenti esistenti, in modo da rendere la soluzione sicura e facile da implementare e amministrare. Integrazione con i sistemi di sicurezza: l'ASU dispone di un sistema di autenticazione SSO per gli studenti, sviluppato internamente, simile al sistema CAS di Yale. Una volta eseguito il login, lo studente ha accesso facilitato alla procedura di iscrizione personale, ai certificati degli esami sostenuti, alle ammissioni agli esami e ad altre informazioni, senza dover accedere a più sistemi. In pochi giorni l'ASU è riuscita a integrare Google Apps in questo sistema proprietario utilizzando l'API Single Sign-On (SSO) di Google basata sullo standard SAML 2.x. Secondo Ron Page, Director of Technology Integration presso l'ufficio tecnico dell'ASU, "l'autenticazione SSO garantisce i risultati auspicati ed è stata estremamente semplice da implementare." "È sorprendente quanto Google sia stato reattivo nel comprendere le nostre esigenze", ha aggiunto. Integrazione con sistemi di amministrazione studenti:: l'ASU voleva che la soluzione, oltre ad essere integrata e ben recepita dagli studenti, fosse anche quanto più possibile facile da gestire. Utilizzando l'API di provisioning utenti basata su REST offerta da Google, l'ASU è stata in grado di integrare Google Apps nel proprio sistema di provisioning utenti proprietario in meno di una settimana. Adesso, l'università è in grado di aggiungere, sospendere o rimuovere automaticamente studenti da Google Apps nella misura in cui lo stato di uno studente cambia nel sistema di registrazione dell'università. Migrazione graduale degli utenti: l'ASU aveva bisogno di una soluzione che le consentisse di trasferire gli utenti a un nuovo sistema senza interrompere l'utilizzo delle soluzioni esistenti da parte degli studenti e del corpo docente. Con Google Apps e un gateway di posta, l'università è riuscita a gestire lo spazio dei nomi email su @asu.edu degli studenti e del personale utilizzando il sistema di Google o una soluzione propria. Tale integrazione ha permesso all'ASU di effettuare la migrazione degli studenti verso Google Apps Education a metà anno, senza interrompere il servizio di posta elettronica già utilizzato e mantenendo gli indirizzi email originali. Fasi successiveL'ASU effettuerà la migrazione a Google Apps di tutti i suoi 65.000 studenti entro gennaio 2007 e alla fine renderà disponibile il servizio per l'intera comunità, incluso il corpo docente, il personale e gli ex studenti. Secondo Kari Barlow, Assistant Vice President presso l'ufficio tecnico dell'Università, "Google Apps Education permette alla Arizona State University di acquisire un elevato grado di flessibilità, che le consente di fornire ai propri studenti servizi tecnologici di straordinaria importanza." L'impegno di Google è aiutare questo istituto e altre organizzazioni educative a realizzare tale obiettivo. Google appoggia inoltre l'opinione di Adrian Sannier, funzionario dell'ufficio tecnico dell'Università, il quale afferma che "le alleanze strategiche con leader del settore tecnologico quali Google saranno fondamentali per accelerare il contributo che la tecnologia potrà apportare a un'azienda universitaria."
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