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どんな時でも医療サービスを提供できるように、情報システムは安全な場所に置く必要があり、クラウド型システムを提案。限られた管理者だけでシステムを安定稼動させるためにもクラウド型の方が有利である、という考えもありました。

潤和リハビリテーション振興財団
財団本部 経営企画部 IT 推進室
服部正樹 様

導入製品

Google Apps for Business

事業概要

潤和リハビリテーション振興財団は、身体に障害を生じた人の機能回復に関する基礎的、臨床的研究を行うことなどを目的に、宮崎県宮崎市で潤和会記念病院(446床)はじめ潤和リハビリテーション診療研究所、介護老人保健施設ひむか苑、宮崎リハビリテーション学院、潤和会在宅医療支援センターなどを展開する公益法人。

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潤和リハビリテーション振興財団

病院内の情報伝達の周知徹底を図るため使い勝手と安全性の高いシステムを求め Lotus Notes ® から Google Apps にリプレイス。

製品導入前の状況と課題

潤和リハビリテーション振興財団

同財団の中心的施設である潤和会記念病院では、2003年にLotus Notes®上で動作する電子カルテシステムを導入し、病院業務の中心として運用していた。「カレンダー、掲示板などLotus Notes®が持つ本来のグループウェア機能はおまけのような位置づけで、電子カルテと比べて活用度は低かった」と財団本部経営企画部IT推進室の服部正樹氏は言う。ほぼ全ての職員が個人のメールアカウントとカレンダーを持つという、病院としては恵まれている環境であったが、カレンダーは他職員には非公開で、個人の手帳代わりであった。その一方、連絡事項の伝達としてメールやLotus Notes®の掲示版の他に、院内Webサイト上の掲示版が別に作られるなど、情報伝達手段が分散化し、周知徹底がスムーズにいっていなかった。

「Lotsu Notes®に集約できなかったのは、操作性の問題があったと思います。ITスキルが高いとは決して言えない病院職員にとっては、電子カルテの操作を覚えるだけで手いっぱいで、カレンダーを共有したり掲示版に自由に投稿したりできるレベルにはたどりつけませんでした」

Google Apps for Business導入の経緯

2010年3月、標準化を目的として電子カルテシステムをより一般的なシステムにリプレイスすることとなった。そこで、Lotus Notes®を残す意味が希薄となる。以前からGoogleの各種サービスを活用していた服部氏は、「 Google Apps for Business の存在を知り、グループウェアとして是非使いたいと考えていた」と言う。その背景には、2005年9月の台風14号による大水害で同病院の1階部分が水没し、同フロアに置かれていたサーバを間一髪で上層階に移動したという経緯がある。

「被災の経験から財団内部では、どんな時でも医療サービスを提供できるように、情報システムは安全な場所に置く必要があるという認識が高まりました。電子カルテをクラウド化するには様々な課題がありますが、電子カルテから切り離したグループウェアをまずクラウド型システムとすべき、という提案に異論は出ませんでした。システム管理スタッフは2人しかおらず、財団内の限られた管理者だけでシステムを24時間365日安定稼動させるためにも、クラウド型システムの方が有利である、という考えもありました」と言う服部氏は、複数の製品と比較検討し、最も移行しやすかった Google Apps for Business を選定。同年10月に750アカウントを導入した。

Google Apps for Business導入の効用

「電子カルテ以外の情報システムもフルに活用してコミュニケーションやコラボレーションを促進させることで、業務環境をより改善したかった」と言う服部氏は、全職員がまんべんなく利用するシステムとなるよう一計をめぐらす。パソコン端末を立ち上げる際にICカードをかざしてログインするが、その際にGoogle Apps にも自動的にログインしてポータルサイトが立ち上がるようにした。「まず業務連絡事項を強制的に見せるようにした。カレンダーの共有やWebページの作成など簡易な操作でできることをアピールすると、各部署から様々な活用方法の案が寄せられた。現在はシステム管理者に頼らず、各部署で情報共有サイトが立ち上げられ、活用度は大幅に向上している」と服部氏は胸を張る。また、個々の職員間のコミュニケーションは電話やPHSが主であり、緊急時に医師を呼び出すなどの手段では有効であるが、緊急時以外でも電話がよく使われ、外来診察中の医師を煩わせたりするといったことがある。「今すぐ必要でない用件はメールやチャットを活用することにより、相手の業務を中断させることなく伝達することができ、かつそれを記録に残すことができる。ドキュメントを使えば所定の形式で明確にやりとりができる。場面に応じて最適なコミュニケーション手段を選択できる環境にしたい」。潤和会記念病院での活用ぶりを見て、関連病院などからも利用したいという声が挙がり、順次導入していく予定である。