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| Bem-vindo ao Google Apps | |
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O problemaRecentemente, membros do University Technology Office na Arizona State University se fizeram perguntas importantes: “Por que a nossa talentosa equipe de TI está perdendo tanto tempo corrigindo, atualizando e fazendo a manutenção de sistemas de software e hardware que não acompanham os passos das inovações da tecnologia de consumo? E o que fazer para que os membros dessa equipe se concentrem em aplicações criativas da tecnologia específica da nossa faculdade?” A ASU identificou o e-mail de alunos como uma área em que empresas de tecnologia estavam rapidamente desenvolvendo soluções inovadoras para consumidores. Além disso, os custos de administração estavam subindo em espiral, pois a ASU precisava gastar mais com filtros de spam, softwares de proteção contra vírus e atualizações de armazenamento. De acordo com Ron Page, diretor de integração tecnológica do University Technology Office na Arizona State University, “o cliente de e-mail interno da ASU exigia um desenvolvimento consistente para estar perto da tecnologia de ponta. Embora as cotas de disco da ASU fossem severamente limitadas em comparação à oferta do Google de 2 GB por caixa de correio, a manutenção de um serviço de e-mail seguro e com backup consumia recursos técnicos e de hardware significativos". Resumindo, a ASU gastava mais de US$ 353.000,00 por ano com um sistema de e-mail que não era tão vantajoso quanto as contas pessoais que os usuários poderiam conseguir gratuitamente. A decisão1) Os alunos já estavam usando: Pelos registros de e-mail, a ASU pôde constatar que aproximadamente 3.500 alunos já estavam encaminhando seus e-mails da universidade para o Gmail; dessa forma, a ASU teve certeza de que a solução seria bem recebida e que os alunos saberiam como usá-la, eliminando assim todos os possíveis custos de treinamento. “Gosto de usar o Gmail, porque ele permite que eu guarde vários e-mails, especialmente aqueles com anexos, sem que a minha cota seja excedida”, afirma David Aniuk, aluno da ASU. “O layout também é ótimo; como ele é suave, meus olhos não ficam cansados. E não recebi nenhum único e-mail de spam em minha conta do Gmail”, acrescentou.2) Melhor produto no mercado com uma visão de longo prazo convincente: Anteriormente, a ASU só oferecia e-mail aos seus alunos; entretanto, concluiu que as ofertas de e-mail integrado, mensagem instantânea e agenda do Google facilitariam a colaboração entre os alunos e a comunicação com a faculdade. A ASU ficou satisfeita com o objetivo do Google de criar um hub de comunicações unificadas que incluía diversos aplicativos ao redor da caixa de entrada de e-mail. Kari Barlow, vice-presidente assistente do University Technology Office, percebeu que “o conjunto de mensagens totalmente integrado do Google é a solução da web líder de mercado” e que “não existe benefício maior que a integração de navegadores de webmail, mensagens instantâneas e agenda”. A implantaçãoA ASU levou menos de duas semanas entre a decisão e a implantação do Google Apps. As principais prioridades da ASU eram a integração do e-mail com os sistemas de segurança e administração de alunos existentes de modo que a solução tivesse uma implantação e manutenção fáceis e seguras. Integração com sistemas de segurança: A ASU possui um sistema de logon único de alunos, desenvolvido internamente, semelhante ao sistema CAS da Yale. Após efetuar login, o aluno tem acesso total a matrículas pessoais, transcrições, tarefas de cursos e outras informações sem precisar se conectar a vários sistemas. A ASU conseguiu integrar o Google Apps ao sistema interno em alguns dias, usando a API de logon único do Google, baseada no padrão SAML 2.x. De acordo com Ron Page, diretor de integração tecnológica do University Technology Office da ASU, “O logon único funciona conforme o anunciado e foi extremamente prático". E acrescentou: “É incrível como o Google tem atendido às nossas necessidades”. Integração com sistemas de administração de alunos: A ASU queria garantir que a implantação fosse bem integrada para os alunos, além de fazer com que ela fosse o mais fácil possível de administrar. A ASU usou a API de aprovisionamento de usuários baseada em REST do Google para integrar o Google Apps ao sistema interno de aprovisionamento de usuários em menos de uma semana. Agora, a ASU pode, automaticamente, adicionar, pausar e remover alunos do Google Apps à medida que os respectivos status são alterados no sistema de matrícula. Migração de usuários por etapas: A ASU precisava de uma solução que permitisse a transferência de usuários para um novo sistema sem interromper os alunos e a faculdade no uso da implementação existente. Com o Google Apps e um gateway de e-mail, a ASU pôde manter o namespace dos alunos e dos funcionários como @asu.edu no sistema do Google ou internamente. Essa integração permitiu que a ASU migrasse alunos no meio do ano para o Google Apps Education sem interromper o seu serviço de e-mail e preservando seus endereços de e-mail originais. Próximas etapasA ASU migrará 65.000 alunos para o Google Apps no final do ano letivo de 2007 e, no futuro, levará o serviço à comunidade inteira, incluindo a faculdade, os funcionários e os alunos. Para Kari Barlow, vice-presidente assistente do University Technology Office, “o Google Apps for Education está ajudando a ASU a ser uma universidade extremamente flexível, que oferece experiências tecnológicas extraordinárias para seus alunos". O Google tem o compromisso de ajudar a ASU e outras organizações de ensino a atingir suas metas, e endossamos a opinião de Adrian Sannier, diretor de tecnologia da faculdade, que afirma que “as alianças estratégicas com líderes em tecnologia como o Google serão essenciais para acelerar a contribuição que a tecnologia pode oferecer a um empreendimento acadêmico”.
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