Por Lesley Cutts, Gerente de Marketing da GoodnessDirect

Nossa loja on-line comercializa 5.000 tipos de produtos. A cada dois meses, precisamos tirar fotos de 200 linhas novas, redigir seus detalhes e fazer uma revisão geral das fotos antes de sua publicação no site, em blogs e em nosso boletim informativo. Fica a maior confusão, com os fotógrafos e os redatores cobrindo os diversos produtos. Na verdade, a comunicação às vezes fica tão confusa que algumas linhas nem mesmo vão para a frente. O [Google Docs] foi uma revolução para nós. Podemos gravar uma cópia de um documento do Google para que várias pessoas o revisem simultaneamente, economizando tempo. Os compradores podem produzir uma planilha do Google, com uma lista de novas linhas a serem inseridas no site, na qual todos os departamentos podem trabalhar em tempo real. Desse modo, os fotógrafos e redatores visualizam o que precisa ser feito e o que já foi executado. É maravilhoso. Agora estamos todos sintonizados na mesma planilha!

Por Reyner, residente de Chicago e indo de férias para o Alasca

Estou usando uma planilha do Google para planejar uma viagem de férias para o Alasca, com três amigos da época de faculdade. Depois da formatura, fomos para cidades diferentes para começar novos e excitantes capítulos na vida, e agora estamos espalhados pelo continente. Eu estou em Chicago, Ferry está em Los Angeles, Eliana está em Atlanta e MJ está em São Francisco. Não é eficaz sempre enviar a planilha mais atualizada para lá e para cá por e-mail; sendo assim, eu tentei o recurso "Publicar" que o Excel oferece, mas as outras pessoas só podem ver e não editar e salvar a planilha publicada. O [Google Docs] tem todos os recursos que eu preciso; então, agora posso me comunicar, trabalhar, editar nossa viagem fantástica para o Alasca e todo mundo pode pesquisar a viagem que foi salva sem a preocupação de a planilha ser sobreposta por outro usuário que também esteja trabalhando no arquivo ao mesmo tempo.

Por Frank, membro ardoroso da Nação Red Sox

Tenho ingressos para toda a temporada de jogos de beisebol do Red Sox, mas me mudei para St. Louis. Apesar de não poder ir para Fenway mais do que algumas vezes apenas por ano, guardei meus bilhetes da temporada para que minha família e meus amigos os comprassem. O que eu fiz foi criar uma planilha em Excel e a enviá-la por e-mail para uma pessoa de cada vez, mas era sempre uma confusão ter que esperar que alguém escolhesse o jogo antes de poder enviar a planilha para outra pessoa. Eu recebia telefonemas de pessoas pedindo a planilha e tinha que dizer: "Você é o terceiro na lista. Tenha paciência." Ou então as pessoas se irritavam porque não tinham recebido a planilha mais cedo (onde estão os jogos dos Yankees? Por que todos os jogos de domingo já estão tomados? Por que você mandou para ele antes de mandar para mim?). Com o [Google Docs], a logística é muito mais simples. Agora, basta enviar um e-mail para todo mundo e deixar que cada um escolha os jogos disponíveis. E, em vez de o processo se arrastar por meses, eu não ficaria surpreso se este ano levasse somente uma semana.

Por Ryan Jones, blogueiro/redator e engenheiro de software

Eu uso o [Google Docs] o tempo todo quando colaboro nas publicações de blogs de outros redatores. É fantástico poder trabalhar no mesmo documento de locais diferentes e ver as mudanças uns dos outros em tempo real. Eu também usava quando trabalhava em partes do meu livro "Internet Slang Dictionary" (Dicionário de Gírias da Internet). Dessa forma, eu não precisava me preocupar com enviar documentos por e-mail para revisores e editores: bastava que eles entrassem on-line, não apenas oferecendo sugestões, mas também vendo as sugestões de todos os outros. Isso reduziu bastante o tempo de processo de edição. O [Google Docs] também é excelente para controlar meus hábitos alimentares e contar calorias. É muito mais fácil registrar uma refeição logo após comer (ou, em alguns casos, diretamente do restaurante) do que ter que esperar até chegar em casa e lembrar o que você comeu e quantas calorias tinha.

Obrigado pelo trabalho excelente.

Por Ken Leebow, autor de livros da série 300 Incredible Things to Do on the Internet (300 Coisas Incríveis para Fazer na Internet)

QueroQuero dizer o quanto eu gosto de usar o [Google Docs]. Será um prazer ter todos os meus aplicativos on-line algum dia. Como escritor, faço uma quantidade enorme de pesquisa na internet e, durante o dia, preciso usar vários computadores diferentes. Com o [Google Docs], não importa onde eu esteja, tenho sempre uma cópia atual dos livros que estou escrevendo. Isso aumentou minha produtividade, pois, sempre que tenho uma idéia ou informação para incluir no livro, simplesmente vou até o computador mais próximo.

Tenho sempre uma cópia on-line atual do livro e ainda posso compartilhá-lo com o meu editor. Portanto, trabalhamos sempre com uma única cópia, que está sempre atualizada. Agradeço por este serviço.

Por Andrew Spittle, blogueiro e aluno calouro da instituição Whitman College

Sou aluno do primeiro ano de faculdade da Whitman College. Uso o [Google Docs] para quase tudo: postar no meu blog, compor minhas redações, digitar anotações para tarefas de leitura e muitas outras coisas. Agora está ainda melhor do que antes, pois, se eu estiver em algum lugar sem o meu MacBook e precisar anotar algo em um computador, resolvo isso com facilidade. O novo [Google Docs] é excelente. É exatamente o que eu estava procurando neste serviço. Obrigado pelo empenho de vocês em manter o excelente nível dos produtos Google.

Por Heather Truong, Bacharel de Direito, orçamentista móvel e viajante de cruzeiro pelo México:

Eu andava procurando por um bom controlador de finanças e orçamentos e, por isso, criei um usando o MS Excel, mas era difícil imaginar como eu iria "transportá-lo" do trabalho para casa, se eu deveria simplesmente ficar mandando a nova versão por e-mail para mim mesma no final do dia de trabalho etc. VEJAM SÓ: ENCONTREI O [Google Docs]!! BEM NA HORA!!! Ele me ajuda a manter minhas finanças atualizadas e organizadas.

Além disso, minha amiga está organizando um cruzeiro para o México no Ano Novo de 2007. Ela criou uma planilha para todo mundo com as quantias de cada pagamento, quando vencem, quem vai ficar no mesmo quarto com quem etc. Infelizmente ela teve dificuldade de enviar tantas versões da planilha e não sabia como poderia enviá-la para um site da web. NOVAMENTE - O [Google Docs] A AJUDOU!!

Obrigada à EQUIPE DO GOOGLE por tornar a minha vida (e a de todo mundo) mais fácil e mais organizada. Continuem com o excelente trabalho. Aguardo todos os novos serviços que vocês oferecerão.

Por Mark Dawson, coordenador de operações de pista de arrancada da Las Vegas Motor Speedway:

O [Google Docs] faz o tempo render na Las Vegas Motor Speedway. Ele é usado em nossos eventos semanais para computar as horas de trabalho que entram na folha de pagamento. Antes de usarmos o [Google Docs], era preciso distribuir nossos arquivos do Excel por e-mail ou salvá-los em disco. Não havia outro modo de transferi-los entre os departamentos. Esse processo era muito lento e pouco confiável, especialmente porque nossas instalações são espalhadas em vários edifícios. Agora, logo que nossos funcionários inserem suas horas, elas são imediatamente salvas e disponibilizadas para mim em qualquer lugar do mundo. Se eu estiver em uma praia em Key West e quiser me certificar de que o departamento de contabilidade recebeu as planilhas, posso fazer isso. É por isso que sou fiel ao Google e a tudo o que eles possam inventar.

Por Bryan Massingale, genro exemplar:

A minha principal utilização do [Google Docs] é para ajudar minha sogra. Há alguns meses ela arrumou um novo emprego, mas não tem habilidade com computador. Uma das exigências do seu trabalho é elaborar relatórios mensais sobre suas atividades; então criei uma planilha para que ela rastreie essas informações. O problema é que moro na Carolina do Norte e ela na Virgínia Ocidental. Atualmente, posso trabalhar com ela de duas formas, mas nenhuma é fácil ou eficiente.

Na primeira, tenho a possibilidade de acessar remotamente o computador dela e fazer o trabalho diretamente nele, mas a conexão pode ficar lenta e cair de vez em quando. Depois que termino de fazer as alterações, envio o arquivo por e-mail para mim mesmo para ficar com uma cópia intacta, pois posso precisar dela caso minha sogra bagunce tudo de novo. :-) Nem preciso dizer que não me agrada trabalhar assim.

A segunda opção que encontrei é pedir que ela me envie a planilha por e-mail; então, trabalho localmente nela e devolvo por e-mail. Esse processo também não é eficiente.

Quando soube que o Google estava lançando um programa de planilhas on-line, fiquei cheio de expectativa. Logo de início soube que poderia usá-lo para solucionar os problemas que mencionei, com a certeza de que tudo o que o Google faz é bem feito. Já enviei a planilha, convidei minha sogra para ser leitora e agora podemos trabalhar nela em conjunto. Depois que eu salvo as alterações finais, ela pode baixar a planilha e enviá-la por e-mail para sua chefe. Não precisamos mais ficar trocando e-mails e, como a planilha fica guardada com o Google, não tenho nenhum receio de perdê-la ou usar a "versão errada".

Obrigado, Google!

Por Debbie, Mary Anne, Jerri, Rita e os voluntários da vizinhança:

Estamos usando o [Google Docs] para compartilhar informações com outros voluntários da associação de nossa vizinhança em Nova Orleans.

Temos os "Capitães do quarteirão", que recolhem dados sobre problemas de infra-estrutura relacionados ao Furacão Katrina para que possamos acelerar a reconstrução de nossas casas e nossas vidas. Uma pessoa envia os dados relativos aos problemas que encontramos, como vazamentos e cisternas quebradas, sinalização de rua e sinais de trânsito, para o [Google Docs]. As planilhas são compartilhadas com outros membros da associação, a companhia de água e esgoto e a prefeitura, para que eles vejam os problemas e os resolvam.

O [Google Docs] facilita a entrada de dados atualizados e é o ÚNICO modo que usamos para compartilhá-los.

Por Anand, Diretor de Desenvolvimento Comercial da Silicon Oyster Technologies em Chennai, Índia:

Venho usando o [Google Docs] há algumas semanas e ele é muito útil para nossa equipe de recrutamento. Para uma empresa offshore de desenvolvimento de software como a nossa, com gerentes em diferentes localidades, trabalhar com diferentes fusos horários organizando entrevistas de candidatos é uma tarefa complicada. Passamos a usar o [Google Docs], reunindo todos os detalhes dos candidatos à programação de entrevistas. Os gerentes preenchem com o horário de entrevista mais conveniente a eles. Assim, conseguimos responder aos candidatos rapidamente e manter toda a equipe a par desses dados.

Sabemos que existem muitos sistemas de controle de candidatos, mas o [Google Docs] é melhor e sem custo. Continuem fazendo esse ótimo trabalho.

Por Mark Ojascastro, amante de música e freqüentador de concertos:

Este produto é inteligente! Por muito tempo, nosso grupo vem usando um arquivo XLS flutuante para calcular o valor gasto em ingressos para concertos. Nós inserimos o concerto sugerido, os outros usuários vêem e inserem um símbolo para mostrar quem quer ir a determinado concerto. Depois que o membro compra o bilhete, ele insere na planilha a informação e ela calcula automaticamente os custos. Assim, sabemos perfeitamente quem deve quanto! Não há necessidade de trocar dinheiro desde que todos nós nos revezemos na tarefa de comprar os bilhetes do concerto. [Dá para entender melhor vendo. Aqui está uma captura de tela da planilha do Google que estamos usando.]

Agora que esta planilha está on-line, ela nos poupa o trabalho de baixar e salvar arquivos e podemos manter um arquivo flutuante atualizado.... isso é revolucionário... incrível.

Por Scott Clark, Consultor de Marketing na Internet na Site Creations:

No meu trabalho de marketing de busca, eu e meus clientes trocamos tabelas de dados regularmente. Antigamente tínhamos que anexar planilhas do Excel ou inserir informações em tabelas em páginas web, o que dava muito trabalho e causava transtornos. Nunca tínhamos a última versão do documento, sem falar no sufoco para incorporar as informações. Com o [Google Docs], eu e meus clientes sabemos que as informações estarão sempre no mesmo lugar, prontas para nossa colaboração. Meus clientes adoram a eficácia com que resolvo essa etapa do meu trabalho, e posso garantir que isso me deu uma vantagem competitiva.

O segredo é a simplicidade e acessibilidade do [Google Docs]. Qualquer pessoa pode usá-lo. Com ele você faz o trabalho, esteja em um aeroporto ou um cybercafé, sem ter que abrir um aplicativo que leva quatro minutos para iniciar. O jornalismo colaborativo também é beneficiado - no desenvolvimento de matérias ou perguntas para entrevista. Toda vez que entro lá, tenho uma nova idéia de utilização. Bom trabalho!

Por Amy Kimber, especialista no jogo PuzzlePirates:

No jogo PuzzlePirates, eu tenho uma ferraria que produz balas de canhão que as tropas de pilhagem podem comprar para usar contra seus inimigos. Como o fluxo de bandidos não tem fim para meus companheiros de jogo atacarem, tenho que produzir balas de canhão suficientes para atender a demanda - mas por um preço que signifique lucro para mim. É aí que entram as planilhas.

Meu sócio na ferraria mora em um fuso horário diferente. Então, com o [Google Docs], ele agora pode atualizar os valores de mercado para as balas (e para a madeira e o ferro usados na sua fabricação) quando joga, assim como eu, quando efetuo login. Dessa forma, nossos dados nunca ficam mais de 12 horas ultrapassados. Isso é especialmente útil quando nosso mundo pirata está em guerra - ter as informações disponíveis para compartilhar com outros almirantes da esquadra instantaneamente é brilhante. Isso nos permite ter mais lucro para gastar em coisas mais importantes na vida de um pirata, como rum e navios.....

Por Mick, policial aposentado de Poole, Dorset (Reino Unido):

A facilidade no compartilhamento do [Google Docs] trouxe a solução para o meu problema doméstico.

Nossa lista de compras diárias era escrita em papel de rascunho na cozinha. Se a minha esposa pudesse ir às compras durante a hora de almoço de seu trabalho mas estivesse sem a lista, era preciso telefonar para lembrar dos itens da lista. Os itens de última hora também não eram incluídos sem um telefonema. A solução foi compartilhar uma planilha elaborada para impressão em uma folha A4. Os itens estão classificados na mesma ordem do layout do supermercado local. Cada um de nós pode adicionar itens quando quiser sem precisar entrar em contato com o outro, além de podermos ir às compras sem preocupação, pois temos a lista mais recente. Depois que a planilha é impressa, o conteúdo das células é excluído e a lista começa novamente.

As impressões funcionam muito bem quando estou lá nos corredores do supermercado, e o melhor de tudo é que não preciso mais decifrar a letra da minha esposa!

Por Arthur Freydin, Gerente de Marketing Interativo da Home Decor Products, Inc.

O [Google Docs] foi adotado com sucesso no departamento de marketing da Home Decor Inc. O formato on-line é excelente, pois permite uma colaboração total em todo o departamento e com nossos parceiros on-line. Isso nos poupa a tarefa repetitiva de enviar e-mail com nossas atualizações mais recentes aos nossos diversos parceiros de marketing.

A plataforma é realmente MUITO versátil e sei que só estou aproveitando recursos mínimos. Não vejo a hora de explorar todas as possibilidades!!!

Por Tapan Pandita, organizador do festival cultural da faculdade:

Estou trabalhando para o festival cultural da minha faculdade (Mood Indigo - IIT Mumbai) e estava com uma lista enorme dos possíveis patrocinadores, incluindo seus telefones de contato, endereços, e-mails e um monte de dados. Eu e mais 5 pessoas ficamos encarregados de coordenar os contatos com todos esses patrocinadores, o que, a princípio, era uma tarefa maçante. Foi então que eu soube do [Google Docs]: parecia a realização de um sonho. Os produtos Google, como sempre, são de grande utilidade. Antes do [Google Docs], já estávamos usando o bate-papo do Gmail para trocar materiais por e-mail e discutir a respeito. Agradecemos imensamente ao Google por disponibilizar todas essas maravilhas!!

Por Mike Remington, membro da liga de beisebol de fantasia:

Eu e mais 15 amigos fazemos parte de uma liga de beisebol de fantasia há 12 anos. A tecnologia nos permitiu, com o tempo, melhorar bastante a eficácia administrativa, mas determinadas áreas ainda estavam com atraso. Os serviços de web da liga de fantasia controlam muitas das coisas importantes para nós, mas, por causa da natureza complicada das regras de nossa liga... ainda sobra muito trabalho de planilha a ser feito!

Semanalmente, nosso encarregado tem de enviar por e-mail a planilha documentando as compras, as escalações, as escolhas dos atletas profissionais, quanto dinheiro temos, status do teto salarial etc. É uma planilha bem básica no que diz respeito a funções e fórmulas; o problema é que a maioria das pessoas da liga não é tão organizada quanto o encarregado. Ele é constantemente assediado para reenviar a planilha atual, e-mails apagados, gente tentando fazer transações sem fundos suficientes etc. A planilha de colaboração [no Google Docs] permite que um lugar central tenha essas informações como a única fonte da verdade. Ela também permite compartilhar privilégios de atualização, quando há necessidade. As informações com as quais trabalhamos são muito dinâmicas e o [Google Docs] ajudará muito a agilizar as coisas.