Google Documents

Đọc các ví dụ từ người dùng

Sau đây là một số các ví dụ thực tế về những gì mọi người có thể làm được với Google Documents. Bạn có muốn câu chuyện của mình được đăng ở đây không? Nếu muốn, hãy cho chúng tôi biết.

Lesley

Theo Lesley Cutts, Giám đốc Marketing của GoodnessDirect

Chúng tôi điều hành một cửa hàng trực tuyến có 5.000 sản phẩm. Cứ hai tháng một lần chúng tôi có khoảng 200 sản phẩm mới cần chụp ảnh, phác thảo chi tiết, đọc kiểm tra và sau đó đưa lên trang web, blog và bản tin của chúng tôi. Chúng tôi luôn bị rối tung lên với các thợ chụp ảnh và các chuyên viên viết quảng cáo phụ trách các sản phẩm khác nhau. Trong thực tế, việc truyền đạt có thể gây nhầm lẫn và một số sản phẩm còn không hiện lên. [Google Documents] đã tạo nên cuộc cải cách cho chúng tôi. Chúng tôi có thể ghi một bản sao lên tài liệu Google rồi để vài người cùng kiểm tra, và như thế tiết kiệm được khá nhiều thời gian. Người mua có thể tạo một bảng tính Google với danh sách các sản phẩm mới để đưa lên trang web mà tất cả các phòng đều có thể làm việc trong thời gian thực. Nhờ vậy, những người chụp ảnh và người viết nội dung có thể xem được những việc cần làm và những việc mỗi người đã làm. Thật tuyệt vời. Giờ đây tất cả chúng tôi đều có thể làm việc trên cùng bảng tính!


Reyner

Theo Reyner, công dân Chicago và khách du lịch Alaska

Tôi sử dụng bảng tính Google để lập kế hoạch chuyến đi nghỉ tới Alaska với ba người bạn đại học của tôi. Sau khi tốt nghiệp, chúng tôi đã đi tới các thành phố khác nhau để bắt đầu cuộc sống mới đầy sôi động của mình và giờ đây chúng tôi đã đặt chân tới khắp các châu lục. Tôi ở Chicago, Ferry ở LA, và Eliana ở Atlanta và MJ ở San Francisco. Thật bất tiện khi cứ phải gửi qua gửi lại bảng tính mới nhất bằng email, và tôi đã thử dùng tính năng "Xuất bản" mà Excel cung cấp, nhưng những người khác chỉ có thể xem mà không thể chỉnh sửa và lưu bảng tính đã xuất bản. [Google Documents] có tất cả các tính năng mà tôi đang tìm kiếm, nhờ đó tôi có thể giao tiếp, làm việc, chỉnh sửa chuyến đi đặc biệt tới Alaska của mình và lưu được tất cả các nghiên cứu cho chuyến đi của mọi người mà không cần phải lo lắng về việc bảng tính sẽ bị chồng chéo với người dùng khác cũng đang làm việc với tệp cùng lúc đó.


Frank

Theo Frank, thành viên tích cực của Red Sox Nation

Tôi là người mua vé theo mùa của đội Red Sox và tôi đã chuyển đến St. Louis. Mặc dù tôi chỉ có thể tới Fenway vài lần một năm nhưng tôi vẫn giữ các vé theo mùa của mình và để gia đình và bạn bè tôi mua vé. Trước đây tôi tạo một bảng tính Excel và gửi qua e-mail bảng tính này cho riêng từng người, nhưng điều rắc rối là luôn phải đợi người này lựa chọn trận đấu trước khi có thể gửi đi cho người tiếp theo. Tôi luôn nhận được các cú điện thoại từ mọi người yêu cầu bảng tính và tôi luôn phải nói "anh là người thứ ba, hãy kiên nhẫn". Hoặc mọi người sẽ cảm thấy phật ý vì họ không được gửi bảng tính sớm hơn (tất cả các trận đấu của đội Yankee đâu? Tại sao vé của tất cả các trận đấu ngày thứ Bảy đã bị mua hết? Tại sao anh gửi nó cho anh ta trước tôi?). Với [Google Documents] việc cung cấp vé đơn giản hơn nhiều, giờ đây tôi chỉ cần gửi e-mail cho mọi người và để họ chọn vé cho bất kỳ trận đấu nào sẵn có. Và thay vì công việc phải kéo dài hàng tháng liền, tôi không hề ngạc nhiên nếu như trong năm nay việc đó chỉ mất một tuần.


Ryan

Theo Ryan Jones, người viết blog/người viết sách và kỹ sư phần mềm

Tôi luôn dùng [Google Documents] khi cộng tác với các tác giả khác về các bài đăng trên blog. Khả năng làm việc trên cùng một tài liệu từ các địa điểm khác nhau và xem những thay đổi của nhau trong thời gian thực thật là thú vị. Tôi cũng sử dụng dịch vụ này khi biên soạn các phần trong quyển sách của mình - Từ điển Tiếng lóng Internet. Bằng cách này tôi không phải gửi tài liệu qua email cho các nhà phê bình và người biên tập - họ chỉ cần vào mạng và không những có thể đưa ra đề xuất của mình mà còn xem đề xuất của những người khác. Trước đây tôi đã mất rất nhiều thời gian với khâu chỉnh sửa. [Google Documents] cũng rất hữu ích cho việc theo dõi thói quen ăn uống và tính lượng calo. Dễ dàng hơn nhiều khi có thể ghi lại được một bữa ăn ngay sau khi ăn (hay trong một số trường hợp ngay từ lúc còn ở nhà hàng) hơn là phải đợi cho đến khi về nhà và nhớ lại những gì bạn đã ăn và lượng calo có trong đó.

Cám ơn rất nhiều về dịch vụ tuyệt vời này.


Ken

Theo Ken Leebow, Nhà văn: Tập sách 300 Điều khó tin có thể làm trên Internet

Tôi chỉ muốn nói cho mọi người biết rằng tôi thích sử dụng [Google Documents]. Tôi luôn mong mỏi đến ngày tất cả các ứng dụng của tôi được sử dụng trực tuyến. Là một nhà văn phải nghiên cứu rất nhiều trên Internet, trong ngày tôi luôn làm việc trên vài máy tính khác nhau. Sử dụng [Google Documents], dù ở đâu tôi cũng có một bản sao hiện tại của những quyển sách tôi đang viết. Tôi đã tăng năng suất được rất nhiều vì bất cứ khi nào tôi nảy ra ý tưởng hay có thông tin để đưa vào sách của mình, tôi chỉ cần đến máy tính gần nhất.

Ngoài việc luôn có một bản sao hiện tại trực tuyến, tôi có thể chia sẻ sách với người biên tập của mình. Nhờ vậy chúng tôi luôn làm việc trên một bản sao và bản sao luôn cập nhật. Cám ơn rất nhiều vì đã cung cấp dịch vụ này.


Andrew

Theo Andrew Spittle, một người viết blog là sinh viên năm thứ nhất của trường Đại học Whitman

Tôi là một sinh viên năm thứ nhất Trường Đại học Whitman và tôi sử dụng [Google Documents] gần như cho tất cả mọi công việc. Tôi dùng nó để đăng bài lên blog của mình, làm các bài luận, gõ ghi chép cho các bài đọc và làm nhiều công việc khác nữa. Giờ đây tôi thích nó hơn rất nhiều vì nếu tôi ở đâu mà không có MacBook của mình và cần ghi chép trên máy tính, tôi có thể thực hiện dễ dàng. Tính năng của [Google Documents] thật tuyệt vời, đó chính xác là điều tôi đang tìm kiếm ở dịch vụ này. Cảm ơn rất nhiều về những gì các bạn đã làm để tạo ra các sản phẩm Google tuyệt vời.


Heather

Theo Heather Truong, J.D., người lập ngân sách di động & và người đi biển tới Mexico:

Tôi đang tìm kiếm một tiện ích tốt để theo dõi tài chính/ngân sách, vì vậy tôi đã tạo một tiện ích trên MS Excel, nhưng tôi phải đau đầu để tìm ra cách "chuyển" nó từ nơi làm việc về nhà ---liệu tôi có nên luôn phải gửi cho mình một bản mới qua email vào cuối mỗi ngày làm việc, v.v... THẬT LÀ MỘT SỰ TRÙNG HỢP ĐÁNG NGẠC NHIÊN - TÔI ĐÃ TÌM THẤY [Google Documents]!! THẬT ĐÚNG LÚC!!! Nó đã giúp tôi luôn cập nhật và sắp xếp được các số liệu tài chính của mình.

Ngoài ra, bạn tôi đang tổ chức một chuyến đi chơi trên biển nhân dịp năm mới 2007 tới Mexico. Cô ấy đã tạo ra một bảng tính cho tất cả mọi người về số tiền phải trả, khi nào đến hạn, ai ở chung phòng với ai, v.v... Thật không may là cô ấy đã rất vất vả khi phải gửi đi rất nhiều phiên bản của bảng tính và không biết cách nào có thể tải lên trang web. LẠI MỘT LẦN NỮA -- [Google Documents] TRỞ THÀNH CỨU CÁNH!!

Cảm ơn NHÓM GOOGLE vì đã làm cho cuộc sống của tôi (và của cả những người khác) dễ dàng hơn và có trật tự hơn rất nhiều. Hãy luôn làm tốt như thế và tôi mong chờ tất cả các dịch vụ mới các bạn cung cấp.


Mark

Theo Mark Dawson, Điều phối viên Hoạt động Đường đua, Trường đua Mô tô Las Vegas :

[Google Documents] tiết kiệm thời gian rất nhiều cho Trường đua Mô tô Las Vegas. Chúng tôi sử dụng nó trong các sự kiện hàng tuần để ghi lại giờ làm việc của công nhân trong bảng lương. Trước khi sử dụng [Google Documents], chúng tôi phải gửi các tệp Excel qua email hoặc lưu trên đĩa vì đó là cách duy nhất để chuyển nhận được tệp giữa các toà nhà. Quy trình này rất chậm và không đáng tin cậy đặc biệt vì Trường đua trải rất rộng giữa các toà nhà. Giờ đây ngay sau khi các công nhân của chúng tôi gõ giờ làm việc của họ vào, nó sẽ được lưu ngay lập tức và tôi có thể xem dù ở bất kỳ nơi nào trên thế giới. Nếu tôi muốn ngồi trên bãi biển ở Key West và bảo đảm rằng Phòng Thanh toán lương đã nhận được bảng giờ làm việc, tôi vẫn có thể làm được. Chính vì vậy tôi luôn dõi theo Google và xem Google sẽ giới thiệu sản phẩm gì tiếp theo.


Bryan

Theo Bryan Massingale, người con rể tuyệt vời:

Lý do chính tôi dùng [Google Documents] là để giúp mẹ vợ tôi. Bà không thành thạo lắm về máy tính và một vài tháng trước bà nhận việc mới. Một trong những yêu cầu công việc là báo cáo tình trạng công việc hàng tháng bà đang làm. Cuối cùng tôi đã tạo một bảng tính để bà theo dõi thông tin này. Vấn đề là tôi sống ở NC và bà sống ở WV. Hiện tôi có hai cách làm việc với bà, cả hai cách này đều chẳng dễ dàng và hiệu quả gì.

Cách thứ nhất, tôi có thể đăng nhập từ xa vào máy của bà và làm việc trực tiếp trên máy tính của bà nhưng kết nối có thể chậm và bị ngắt định kỳ. Sau khi đã thực hiện các thay đổi, tôi gửi tệp qua email cho chính mình và như vậy tôi đã có một bản sao hoàn chỉnh để sẵn sàng gửi đi sau khi mẹ vợ tôi lại làm rối tung lên. :-) Chẳng cần nói các bạn cũng biết tôi không thích cách làm việc này một chút nào.

Cách thứ hai tôi đã làm là bảo mẹ tôi gửi bảng tính qua email cho tôi và tôi làm việc trên máy của mình và sau đó lại gửi lại cho bà. Và đây cũng lại là một cách làm không hiệu quả.

Khi nghe nói Google đang giới thiệu một chương trình bảng tính trực tuyến, tôi đã rất hào hứng. Trước hết là vì tôi biết ngay rằng tôi có thể sử dụng nó để giải quyết tất cả những vấn đề ở trên và thứ hai là vì tôi biết rằng Google hoặc là không làm hoặc là làm ra làm. Bây giờ, tôi đã tải bảng tính lên, mời bà làm Người xem và chúng tôi có thể cùng làm việc trên bảng tính. Khi tôi đã lưu những thay đổi cuối cùng, bà có thể tải xuống và gửi qua email cho người quản lý. Không cần phải gửi email qua lại và vì bảng tính được Google lưu trữ trên máy chủ, tôi không phải lo lắng về mất mát hay nhận được "phiên bản sai".

Cám ơn Google!


Debbie

Theo Debbie, Mary Anne, Jerri, Rita và những người tình nguyện như họ trong các khu vực lân cận:

Chúng tôi sử dụng [Google Documents] để chia sẻ thông tin với những người tình nguyện khác trong tổ chức ở vùng lân cận của chúng tôi ở New Orleans.

Chúng tôi có "Block Captains" trong đó mỗi người soạn dữ liệu về các vấn đề cơ sở hạ tầng liên quan tới Cơn bão Katrina và nhờ đó chúng tôi có thể tăng tốc độ tái thiết nhà cửa và đời sống. Một người tải dữ liệu lên [Google Documents] liên quan tới vấn đề chúng tôi phát hiện thấy (chẳng hạn như những lỗ thủng trên mái nhà và các bồn rửa vỡ nhặt được, biển hiệu đường phố và biển báo dừng bị mất). Sau đó các bảng tính được chia sẻ với các thành viên khác trong tổ chức, ủy ban phụ trách về Nước và Thành phố để họ có thể xem các vấn đề và giải quyết.

[Google Documents] rất dễ để nhập dữ liệu và là cách DUY NHẤT để chúng tôi chia sẻ các dữ liệu cập nhật.


Anand

Theo Anand, Giám đốc Phát triển Kinh doanh của Silicon Oyster Technologies ở Chennai, Ấn Độ:

Tôi đã sử dụng [Google Documents] trong vài tuần nay và nó rất hữu ích cho nhóm tuyển dụng của chúng tôi. Vì là một Công ty Phát triển Phần mềm Nước ngoài và có người quản lý ở nhiều khu vực khác nhau, làm việc trong các múi giờ khác nhau nên chúng tôi khá vất vả khi tổ chức phỏng vấn cho các ứng viên. Bây giờ, chúng tôi đang sử dụng [Google Documents] với tất cả các chi tiết về ứng viên cùng với lịch phỏng vấn và thời gian thuận tiện để phỏng vấn mà người quản lý phải điền vào. Nhờ đó chúng tôi có thể trả lời nhanh chóng cho các ứng viên và cả nhóm đều được cập nhật.

Mặc dù có sẵn nhiều Hệ thống Quản lý Người xin việc, nhưng [Google Documents] là tốt nhất và hoàn toàn miễn phí. Mong Google luôn có những sản phẩm tuyệt vời như vậy.


Mark

Theo Mark Ojascastro, người yêu nhạc & và hay đi xem hoà nhạc:

Thật là một sản phẩm thông minh! Trong một thời gian khá dài, nhóm chúng tôi đã sử dụng tệp XLS động để tính hoá đơn cho các buổi hoà nhạc. Chúng tôi nhập buổi hoà nhạc được gợi ý, những người khác xem và họ nhập một biểu tượng cho biết ai muốn đến buổi hoà nhạc cụ thể nào. Khi một thành viên mua vé, anh ta sẽ nhập thông tin cho biết anh ta đã mua vé và nó sẽ tự động tính giá. Bằng cách này, chúng tôi biết rõ ai nợ cái gì! Không cần phải trao đổi tiền, chỉ cần chúng tôi luân phiên nhau mua vé hoà nhạc. [Để dễ hiểu hơn...có thể xem hình chụp của bảng tính Google mà chúng tôi đang sử dụng ở đây.]

Giờ đây khi có bảng tính trực tuyến, chúng tôi đỡ phải tải xuống và lưu tệp và chúng tôi luôn để một tệp cập nhật di động.... thật là một cuộc cách mạng... tuyệt vời.


Scott

Theo Scott Clark, Tư vấn Marketing trên Internet, Tạo Địa chỉ:

Trong công việc tìm kiếm marketing của mình, tôi thường xuyên phải gửi đi nhiều dữ liệu bảng biểu của mình tới khách hàng. Trước đây, chúng tôi phải đính kèm trang tính Excel hoặc đăng thông tin trên các bảng trang web, một việc làm tốn kém chi phí và bất tiện. Chúng tôi không bao giờ có tài liệu mới nhất - và việc hợp nhất thông tin luôn gây đau đầu. Với [Google Documents] các khách hàng của tôi và tôi luôn biết rằng thông tin sẽ luôn ở một nơi để chúng tôi có thể cùng làm việc. Các khách hàng của tôi rất hài lòng với hiệu quả công việc của tôi và tôi có thể thành thật nói rằng nhờ vậy tôi đã có được lợi thế cạnh tranh.

Bí quyết ở đây là tính đơn giản và dễ sử dụng của [Google Documents]. Bất cứ ai cũng có thể sử dụng nó. Nó cho phép bạn hoàn thành công việc dù bạn ở sân bay hay quán cà phê mà không cần phải mang theo một ứng dụng cồng kềnh phải mất bốn phút để khởi chạy. Nó cũng thật hữu hiệu với các nhà báo - giúp viết truyện hay các câu hỏi phỏng vấn. Mỗi khi tôi mở nó, tôi lại nghĩ đến một cách sử dụng mới. Hoàn hảo!


Amy

Theo Amy Kimber, Chuyên gia Trò chơi PuzzlePirates:

Trong trò chơi PuzzlePirates tôi có một cửa hàng đồ sắt, cửa hàng chế tạo đạn súng thần công bán cho lũ cướp biển để bắn kẻ địch. Vì số những tên cướp để tấn công là vô hạn nên tôi phải chế tạo đủ đạn súng thần công để đáp ứng nhu cầu - nhưng ở một mức giá mà tôi có thể có lãi. Và đây chính là lúc ứng dụng bảng tính.

Người đồng sở hữu cửa hàng với tôi sống ở một vùng có múi giờ khác, và với [Google Documents] giờ đây anh ấy có thể cập nhật các giá trị thị trường hiện tại cho đạn (và gỗ và sắt sử dụng để chế tạo đạn) khi anh ấy chơi và tôi cũng có thể làm như vậy khi tôi đăng nhập. Bằng cách này các dữ liệu của chúng tôi không bao giờ lỗi thời quá 12 giờ. Cách này đặc biệt hữu ích khi xảy ra chiến tranh trong thế giới cướp biển - có sẵn thông tin để chia sẻ với các tổng tư lệnh hải quân khác ngay lập tức thật là hữu ích - chúng tôi có thể có nhiều lợi nhuận hơn nhờ chi tiêu vào những thứ quan trọng hơn và bán cho bọn cướp biển như rượu rum và tàu chiến.....


Mick

Theo Mick, Sĩ quan cảnh sát đã nghỉ hưu ở Poole tại Dorset (UK):

[Google Documents] dễ chia sẻ và cho tôi câu trả lời về các vấn đề trong gia đình.

Chúng tôi viết danh sách mua hàng hàng ngày trên một mẩu giấy để trong bếp. Nếu vợ tôi có thể đi chợ được vào giờ nghỉ trưa tại chỗ làm nhưng lại không có danh sách trong tay, cô ấy sẽ phải gọi điện để hỏi xem cần mua những gì trong danh sách. Và cũng không thể bổ sung gì thêm vào phút cuối cùng nếu lại không gọi điện cho người kia. Giải pháp là một bảng tính chia sẻ được in trên một tờ giấy A4. Các mục được phân loại theo thứ tự như bố trí ở siêu thị địa phương. Hai chúng tôi đều có thể bổ sung thêm một mục nào đấy vào bất cứ lúc nào mà không phải liên lạc với người kia và cả hai đều có thể đi mua hàng và chắc chắn rằng chúng tôi đã có bản danh sách mới nhất. Sau khi in bảng tính ra, nội dung ô được xoá đi và lại bắt đầu một danh sách mới.

Các bản in ra rất rõ ràng khi tôi đi xung quanh các gian mua sắm và điều tuyệt vời hơn cả là tôi không còn phải luận chữ viết của vợ tôi nữa!


Jonathan

Theo Arthur Freydin, Nhà quản lý Marketing Tương tác của Home Décor Products, Inc.

[Google Documents] đã và đang tạo ra một làn sóng trong toàn bộ phòng marketing của Home Decor Inc. Phương thức trực tuyến thực sự quan trọng vì nó cho phép sự hợp tác toàn diện trong cả phòng và các đối tác trực tuyến của chúng tôi. Nó tiết kiệm cho chúng tôi nhiều thứ khi không phải làm nhiệm vụ thừa là gửi các cập nhật từ khoá mới nhất của chúng tôi qua email cho các đối tác marketing của mình.

Nền tảng VÔ CÙNG linh hoạt và tôi biết rằng tôi mới chỉ sử dụng một số tính năng cơ bản. Tôi rất nóng lòng muốn thấy tiềm năng tương lai của dịch vụ này!!!


Tapan

Theo Tapan Pandita, người tổ chức lễ hỗi văn hoá tại trường đại học:

Tôi hiện đang làm việc cho lễ hội văn hoá trong trường đại học (Mood Indigo -IIT Bombay) và chúng tôi có danh sách rất nhiều các nhà tài trợ tiềm năng với số điện thoại, địa chỉ và id email của họ cùng hàng đống những thứ linh tinh khác. Và chúng tôi được giao nhiệm vụ phải điều phối việc liên lạc với tất cả những người tài trợ này giữa 5 người với nhau và ban đầu đây là một công việc thực sự vất vả. Nhưng khi tôi phát hiện ra [Google Documents] thật đúng như một giấc mơ thành hiện thực. Tất nhiên là các sản phẩm của Google đều luôn rất hữu dụng. Cũng như trước khi có [Google Documents] chúng tôi sử dụng trò chuyện gmail để gửi thư cho mọi người mọi thứ và bàn bạc về nó. Cảm ơn Google rất nhiều vì đã cho ra tất cả những sản phẩm tuyệt vời này !!


Mike

Theo Mike Remington, thành viên cuồng nhiệt của liên đoàn bóng chày:

Tôi đã ở trong một liên đoàn bóng chày cuồng nhiệt trong 12 năm nay với 15 người bạn khác. Công nghệ cho phép chúng tôi cải thiện đáng kể hiệu quả quản lý trong nhiều năm qua nhưng ở một số lĩnh vực chúng tôi đang tụt hậu. Dịch vụ web của liên đoàn theo dõi nhiều thứ chúng tôi quan tâm nhưng do những điều lệ rắc rối của liên đoàn .....nên có rất nhiều việc cần bảng tính !

Hàng tuần, uỷ viên của chúng tôi phải gửi qua email một bảng tính về các giao dịch ghi trong tài liệu, phác thảo các lựa chọn, lựa chọn đại lý tự do, số tiền còn lại, tình trạng giới hạn mức lương, v.v... Đó là một bảng tính cơ bản với các hàm và công thức; vấn đề là ở chỗ hầu hết mọi người trong liên đoàn đều không sắp xếp có tổ chức như các uỷ viên. Người uỷ viên luôn gặp phiền phức với các việc như gửi lại bảng tính cập nhật, tạo phiên bản, email đã xoá, những người cố gắng giao dịch mà không đủ tiền, v.v... Bảng tính chung [trong Google Documents] là nơi tập trung để lưu thông tin này và đây là giải pháp tin cậy duy nhất. Nó cũng cho phép chia sẻ các đặc quyền cập nhật khi có nhu cầu. Thông tin chúng tôi xử lý rất linh động, và [Google Documents] sẽ rất hữu ích để tiếp tục phát triển.


Xin lưu ý: Trường hợp người dùng đề cập đến Writely hay Google Spreadsheets hoặc Google Docs & Spreadsheets trong câu chuyện của mình, chúng tôi đã thay bằng tên sản phẩm mới - Google Documents.