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Ist Google Apps das Richtige für mich?

Was ist das Besondere an Google Apps for Work?

n fünf Bereichen zeichnet sich Google Apps besonders aus. Deshalb hat das Forschungsunternehmen Radicati Google Apps for Work zum führenden Anbieter im Bereich "cloudbasierte E-Mail-Dienste für Unternehmen" ernannt. Eine Zusammenfassung des Berichts finden Sie in den zugehörigen Ressourcen.

Ein Vorreiter im Bereich "Cloud Computing". Google wird dank seiner zuverlässigen Cloud-Infrastruktur als vertrauenswürdiger Anbieter und Branchenführer anerkannt.
Für die Cloud entwickelt. Google Apps wurde von Grund auf als reiner Cloud-Service entwickelt; daher müssen IT-Abteilungen weder Zeit noch Geld in den Unterhalt von Desktop-Komponenten investieren.
Ein Komplettpaket. Die Suite umfasst unter anderem Google Drive mit Speicherplatz und Freigabeoptionen für Ihre Dateien, Google Docs für die Echtzeit-Zusammenarbeit an Textdokumenten, Hangouts für Videobesprechungen und Gmail für die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz – und das alles zu einem Gesamtpreis.
Einheitlichkeit und Komfort. Google Apps-Nutzer können die gleiche Erfahrung auf verschiedenen Geräten, Betriebssystemen und Browsern erleben und viele Mitarbeiter nutzen die Produkte von Google bereits zuhause.
Auch offline einsetzbar. Nutzer können ihre Inhalte mithilfe von Gmail, Google Kalender und Google Docs auch dann erstellen, aufrufen oder bearbeiten, wenn ihr Gerät gerade nicht mit dem Internet verbunden ist. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden diese Inhalte automatisch synchronisiert.

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Warum sollte ich für Google Apps for Work bezahlen, wenn Google ähnliche Produkte auch kostenlos anbietet?

Mit Google Apps for Work erhalten Sie eine Reihe zusätzlicher Geschäftsdienste, die in den kostenlosen Verbraucherprodukten nicht enthalten sind. Dazu gehören: geschäftliche E-Mailadressen für Ihre Domain, zusätzlicher Speicherplatz für Gmail und Drive, E-Mail- und Telefon-Support rund um die Uhr, Verfügbarkeitsgarantie von 99,9 %, Interoperabilität mit Microsoft Outlook®, erweiterte Sicherheitsfunktionen sowie vollständiger administrativer Zugriff für alle Nutzerkonten.

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Wie sieht die Preisgestaltung aus und wie funktioniert die Abrechnung?

Wenn Sie sich bei Google Apps for Work anmelden, erhalten Sie automatisch eine kostenlose 30-tägige Testphase für bis zu zehn Nutzer. Um sicherzustellen, dass Sie den Dienst nach Ablauf dieser 30 Tage ohne Unterbrechung weiter nutzen können, sollten Sie unbedingt vor dem Ende der Testphase einen Abrechnungs- und Zahlungsplan auswählen. Die Kosten für Google Apps betragen unabhängig von der Unternehmensgröße 4 € pro Nutzer und Monat oder 40 € pro Nutzer und Jahr. Google Apps mit unbegrenztem Speicherplatz und Google Vault kostet zusätzlich 4 € pro Nutzer und Monat. Für die Abrechnung können Sie zwischen zwei Tarifen wählen. Beim flexiblen Tarif können Sie jederzeit flexibel neue Nutzerkonten hinzufügen oder bestehende Nutzerkonten löschen. Sie zahlen nur für den Dienstumfang, den Sie während des jeweiligen Monats tatsächlich nutzen. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich. Beim Jahrestarif abonnieren Sie Google Apps für ein ganzes Jahr und profitieren von einem reduzierten Preis. Sie können jederzeit weitere Nutzer hinzufügen. Der jeweils anfallende Anteil der Jahresgebühr wird monatlich in Rechnung gestellt.

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Ich benötige nur eines der Produkte. Muss ich dennoch die gesamte Suite kaufen?

Ja. Google Apps ist eine All-in-One-Lösung mit integrierten Tools, die nahtlos zusammenarbeiten. Beispielsweise können Sie eine Nachricht in Gmail empfangen und anschließend sofort in einen Kalender-Termin umwandeln. Wenn Sie in Google Docs, Tabellen oder Präsentationen einen Kommentar hinzufügen, werden andere Mitbearbeiter darüber automatisch per E-Mail informiert. Mit einem einzigen Klick können Sie direkt in Ihrem Posteingang oder in Ihrem Kalender eine Hangouts-Videobesprechung starten. Dieses Komplettpaket ist dafür optimiert, die Produktivität in Ihrem Unternehmen durch die zusammenhängende Nutzung der verschiedenen Tools bestmöglich zu erhöhen. Selbstverständlich können Sie sich nach dem Kauf der Suite aber auch dafür entscheiden, nur einen Teil der enthaltenen Dienste zu nutzen.

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Ist Google Apps mit meinem derzeitigen E-Mail-Client kompatibel?

Neben dem Zugriff auf die E-Mail-Funktion von Google Apps über die Weboberfläche von Gmail können Sie E-Mails auch über Ihren bevorzugten Desktop-Client versenden und empfangen. Je nachdem, welchen Client Sie verwenden, können Sie entweder das IMAP- oder das POP-Protokoll für Ihren E-Mail-Verkehr nutzen. Wenn Sie Microsoft Exchange oder einen anderen Outlook-Dienst verwendet haben, bevor Sie auf Google Apps umgestiegen sind, können Sie nun Google Apps Sync nutzen. Mit diesem Plug-in für Outlook 2003, 2007, 2010 oder 2013 sind Sie in der Lage, Ihre Google Apps-E-Mails, -Kalender und -Kontakte sowie Ihre Outlook-Notizen, -Aufgaben und -Journaleinträge zentral über Outlook zu verwalten.

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Kann ich meine derzeitige Software durch Google Docs, Tabellen und Präsentationen ersetzen?

Unserer Erfahrung nach können viele Google Apps-Kunden auf ihre bisherigen Produktivitäts-Suites verzichten und deren Einsatzfelder komplett durch Google Docs, Tabellen und Präsentationen abdecken. Diese Produktivitätstools von Google können Sie verwenden, um unterschiedliche Dateiarten wie Textdokumente, Tabellen und Präsentationen zu erstellen, Sie können sie gemeinsam mit anderen Personen in Echtzeit bearbeiten und sie online in Google Drive speichern. Sie sind im Leistungsumfang von Google Apps enthalten und funktionieren auf jedem Gerät. Anders als bei traditionellen Desktop-Anwendungen müssen Sie keine Software installieren, um diese Tools zu verwenden. Darüber hinaus sind sie kompatibel mit Dateitypen, die von anderen Programmen erstellt werden, beispielsweise Microsoft Office.

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Wird Google meine Website und Domain hosten?

Nein, wir hosten keine Websites oder Domains. Sie werden weiterhin Ihren derzeitigen Hosting-Anbieter nutzen und stattdessen einfach eine Weiterleitung zu den Mailservern von Google in Ihre MX-Datensätze (Mail Exchange) aufnehmen. Wenn Sie bereits über eine Website verfügen, die Sie unabhängig von Google eingerichtet haben, können Sie diese Website nicht direkt zu Google Apps übertragen. Wenn Sie die Website mit Apps verknüpfen möchten, müssen Sie Ihre Webseiten vom Steuerfeld aus mithilfe von Google Sites erneut erstellen.

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Was sind die ersten Schritte für Google Apps?

Kann ich Google Apps vor dem Kauf testen?

Ja. Sie können Google Apps 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Sie benötigen nur ein paar Minuten, um sich anzumelden und können anschließend Konten für bis zu zehn Pilotnutzer in Ihrem Unternehmen erstellen. Damit Sie Ihre Testphase optimal nutzen können, empfehlen wir Ihnen, mindestens drei wichtige Funktionen zu bestimmen, die Sie ausprobieren möchten. Beispielsweise können Sie Dokumente gemeinsam bearbeiten, eine Videobesprechung mit Hangouts starten oder Ihr Gmail-Konto über Ihr Mobilgerät abfragen. Um den Dienst unterbrechungsfrei nutzen zu können, sollten Sie innerhalb von 30 Tagen Ihre Zahlungsinformationen angeben.

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Kann ich Google Apps in Verbindung mit meiner eigenen Domain nutzen? Was, wenn ich keine Domain habe?

Sie benötigen für Google Apps einen Domainnamen wie z. B. ihrebeispielurl.de. In der URL Ihrer Website steht Ihr Domainname unmittelbar hinter "www". Wenn Sie bereits eine Domain besitzen, geben Sie den Domainnamen während des Anmeldevorgangs einfach direkt ein. Anschließend müssen Sie in drei einfachen Schritten bestätigen, dass diese Domain Ihnen gehört. Falls Sie noch keine Domain haben bzw. Ihre derzeitige Domain nicht verwenden möchten, können wir die Verfügbarkeit Ihrer Wunschdomain für Sie prüfen und Ihnen dabei helfen, diese Domain von einem unserer Host-Partner zu erwerben, sofern sie noch nicht vergeben ist.

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Wie lange dauert es, mein Konto einzurichten?

Nachdem Sie sich bei Google Apps angemeldet haben, müssen Sie Ihr Konto einrichten. Die Anmeldung nimmt etwa fünf Minuten in Anspruch; die Einrichtung kann 15 Minuten oder auch mehr Zeit in Anspruch nehmen, Die tatsächliche Dauer der Einrichtung hängt davon ab, wie viele Nutzer Sie erstellen und wie viele Daten migriert werden. Sie können jederzeit Nutzer hinzufügen und Daten migrieren, auch nach der ersten Einrichtung.

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Werde ich während der Umstellung vorübergehend den Zugriff auf meinen E-Mail-Dienst verlieren?

Um die E-Mail-Funktionalität von Google Apps einzurichten, müssen Sie den E-Mail-Fluss von Ihrer Domain zu Ihrem Google Apps-Konto umleiten. Diese Umleitung erfolgt über die MX-Datensätze (MX Exchange) Ihrer Domain. Es kann bis zu 72 Stunden dauern, bis Änderungen an MX-Datensätzen wirksam werden, auch wenn die Dauer in der Regel weitaus kürzer ist. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Umstellung abends oder am Wochenende durchzuführen, d. h. zu einem Zeitpunkt, an dem Sie weniger E-Mails erhalten.

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Was geschieht mit meinen bestehenden E-Mails, Kontakten und Kalenderdaten, wenn ich zu Google Apps wechsle?

Wenn Sie von einem anderen Programm oder einer anderen Webanwendung zu Google Apps umsteigen, können die bestehenden E-Mail-, Kontakt- und Kalenderdaten Ihrer Nutzer in das neue System übernommen werden. Je nachdem, wie groß Ihre Organisation ist und welches System Sie bisher eingesetzt haben, können Sie zwischen verschiedenen Methoden zur Übertragung Ihrer Daten zu Google Apps wählen. Derzeit stehen Tools für die Migration von Microsoft Exchange, Lotus Notes, IMAP-Servern sowie anderen Google-Konten zur Verfügung.

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Ist es wirklich den Aufwand wert, sich an die neuen Tools zu gewöhnen?

Häufig stellen wir fest, dass viele Mitarbeiter in Organisationen, die auf Google Apps umsteigen, verschiedene Google-Tools bereits zuvor privat genutzt haben und daher schon mit ihnen vertraut sind. Diese Mitarbeiter lernen die Grundlagen sehr schnell und haben meist nur einen geringen oder überhaupt keinen Schulungsbedarf. Aber selbst wenn Sie Gmail und andere Google-Dienste bisher noch nicht kennen, sind unsere Tools so einfach und intuitiv aufgebaut, dass jeder sie schnell und einfach erlernen kann. Zudem bieten wir zahlreiche Leitfäden, Videos und Tipps für unsere geschäftlichen Nutzer und für Administratoren.

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Kann jemand Google Apps für mich einrichten?

Ja. Gerne können Sie einen Google Apps-Partner mit der Einrichtung beauftragen. Diese erfahrenen IT-Serviceunternehmen helfen Ihnen bei der Einschätzung, Anpassung und Bereitstellung von Google Apps und unterstützen Sie bei der Umstellung von Ihrem alten System. Darüber hinaus bieten sie Schulungen, Datenverwaltung und laufende Supportleistungen. Die Kosten für diese Dienste hängen vom einzelnen Partner ab. Der Preis für Ihre Google Apps-Lizenzen bleibt jedoch immer gleich, ganz egal, ob Sie das Produkt direkt bei Google oder über einen unserer Partner erwerben.

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Sind meine Daten sicher und geschützt?

Wem gehören die Daten, die ich in Google Apps speichere?

Um es ganz einfach zu sagen: Ihre Daten sind nicht Eigentum von Google. Wir beziehen keine Stellung dazu, ob die Daten der Einrichtung gehören, die sich bei Google Apps angemeldet hat, oder dem einzelnen jeweils zugehörigen Nutzer. In jedem Fall gehören die Daten nicht Google. Die Daten, die Sie in unseren Systemen speichern, gehören Ihnen – und wir sind der Meinung, dass das auch so bleiben soll. Das bedeutet im Einzelnen: 1. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, mit Ausnahme der in unserer Datenschutzerklärung genannten Fälle. 2. Wir speichern Ihre Daten, solange Sie dies wünschen. 3. Sie sollten die Möglichkeit haben, frei über Ihre Daten zu verfügen, wenn Sie externe Dienste in Verbindung mit Google Apps nutzen bzw. wenn Sie die Nutzung unserer Dienste beenden.

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Wo speichert Google meine Daten?

Ihre Daten werden im Netzwerk der geographisch dezentralisierten Google-Rechenzentren gespeichert. Die Rechencluster von Google wurden mit besonderem Augenmerk auf Stabilität und Redundanz entworfen, wobei Single Points of Failure (d. h. Bestandteile, deren Ausfall zu einem Ausfall des gesamten Systems führen würde) eliminiert und die Auswirkungen häufiger Gerätefehler und Umweltrisiken minimiert wurden. Der Zugang zu den Rechenzentren wird streng überwacht und ist auf ausgewählte, befugte Mitarbeiter von Google beschränkt.

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Sind die Daten meiner Organisation vor anderen Kunden sicher, selbst wenn sie auf denselben Servern gehostet werden?

Ja. Die Daten sind virtuell so geschützt, als befänden sie sich auf einem eigenen Server. Unbefugte Dritte können auf Ihre Daten nicht zugreifen. Ihre Wettbewerber können auf Ihre Daten nicht zugreifen und Sie nicht auf deren Daten. Alle Nutzerkonten sind über diese virtuelle Kombination aus Schloss und Schlüssel geschützt. Diese stellt sicher, dass ein Nutzer die Daten eines anderen nicht einsehen kann. Diese Methode ähnelt der Segmentierung von Kundendaten in anderen gemeinsamen Infrastrukturen, etwa denen von Online-Banking-Anwendungen.

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Kann Google Apps HIPAA-Compliance gewährleisten?

Google Apps kann für Kunden, die die Anforderungen des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) erfüllen müssen, HIPAA-Compliance gewährleisten. Gemäß HIPAA sind bestimmte Informationen über den Gesundheitszustand einer Person bzw. über die Gesundheitsdienstleistungen, die sie empfängt, als "Geschützte Gesundheitsinformationen" (Protected Health Information – PHI) klassifiziert. Google Apps-Kunden, die HIPAA unterliegen und Google Apps mit PHI nutzen möchten, müssen eine Geschäftspartner-Vereinbarung (Business Associate Agreement – BAA) mit Google unterzeichnen.

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Ist Google Apps FISMA-zertifiziert?

Der Federal Information Security Management Act von 2002 ("FISMA") ist ein US-Bundesgesetz zur Sicherheit der Informationssysteme von Bundesbehörden. FISMA gilt für alle Informationssysteme, die von US-Bundesbehörden oder von Vertragspartnern bzw. anderweitigen Organisationen im Namen solcher Bundesbehörden genutzt oder betrieben werden. Google Apps wurde von den US-Bundesbehörden für die "FISMA-Moderate-Stufe" autorisiert – die Standardstufe für bundesbehördliche E-Mail-Systeme.

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Wie schützt Google meine Organisation vor Spam und Viren?

Die Spamfilter von Google gehören zu den besten der Branche und sind ebenfalls in Google Apps integriert. Spam wird alle 30 Tage gelöscht. Durch die integrierte Virenprüfung werden Dokumente automatisch überprüft, bevor der Nutzer eine Nachricht herunterladen kann.

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Wie verwalte ich mein Konto?

Wie kompliziert ist die Verwaltung von Google Apps für mein Unternehmen?

Als Administrator des Google Apps-Kontos können Sie die Dienste, die von Ihren Nutzern verwendet werden, auf eine ganz neue Art und Weise direkt über die Cloud verwalten. Das beginnt schon bei ganz einfachen Aktionen, wenn Sie beispielsweise einen Nutzer zum Konto hinzufügen, E-Mail-Konten aktivieren oder Dienste für Ihre Mitarbeiter bereitstellen möchten. Darüber hinaus bietet Ihnen Google Apps erweiterte Optionen zur Verwaltung Ihrer Nutzerdaten und Sicherheitsvorkehrungen. Wir empfehlen Ihnen, diese Optionen kennenzulernen und Gebrauch von ihnen zu machen.

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Wie kann ich Nutzer hinzufügen und verwalten?

Sie müssen die Nutzer in Ihrer Organisation zunächst zu Ihrem Konto hinzufügen, damit sie auf Google Apps zugreifen können. Das geht ganz einfach über die Google Admin-Konsole – auf jedem beliebigen Computer, oder sogar auf Ihrem Mobilgerät. Navigieren Sie dazu in Ihrem Browser zu admin.google.com und melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Namen und -Passwort an. Über die Admin-Konsole können Sie auch die Dienste und Passwörter Ihrer Nutzer sowie alle anderen Funktionen Ihres Kontos verwalten.

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Kann ich Administratorrechte an andere Nutzer vergeben?

Ja. Unabhängig von der Größe Ihrer Organisation sollten Sie eine überschaubare Gruppe von ausgewählten Mitarbeitern damit betrauen, Ihre Nutzer und Dienste zu verwalten. Sie können Administratorrechte an Ihre Mitarbeiter vergeben, indem Sie ihnen eine der verfügbaren Administratorrollen zuweisen; dadurch erhalten die betreffenden Nutzer gleichzeitig auch Zugriff auf die Admin-Konsole. Beispielsweise können Sie einen Mitarbeiter zum Power User machen, sodass er sämtliche Aufgaben in der Admin-Konsole durchführen darf. Sie können aber auch eine Rolle zuweisen, über die der Administrator nur bestimmte Aufgaben durchführen kann, etwa nur Gruppen erstellen, Diensteinstellungen verwalten oder Nutzerpasswörter zurücksetzen.

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Kann ich den Nutzerzugriff auf bestimmte Funktionen oder Dienste kontrollieren?

Zu Beginn sind die meisten Dienste für alle Nutzer aktiviert. Sie können jedoch über die Admin-Konsole bestimmte Dienste deaktivieren, die Ihre Nutzer nicht verwenden sollen, oder die Funktionsweise bestimmter Dienste individuell anpassen. Dabei können Sie entweder für jeden Nutzer dieselben Einstellungen aktivieren oder unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Nutzer festlegen. Möglicherweise möchten Sie Hangouts nur für Ihr Support-Team aktivieren oder ausschließlich der Marketingabteilung gestatten, Ihre Google Sites zur Veröffentlichung freizugeben.

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Kann ich neue Funktionen und Produkte testen, bevor ich sie für meine Nutzer freigebe?

Neue Funktionen und Updates werden automatisch für Sie und Ihre Nutzer bereitgestellt, ohne dass Sie sich um die Installation oder Aktualisierung der Software kümmern müssen. Neue Versionen können Sie ganz einfach in unserem Veröffentlichungskalender oder auf unserem Blog mitverfolgen. Wenn Sie die neuesten Funktionen und Produkte zunächst testen möchten, bevor Ihre Nutzer darauf zugreifen dürfen, wählen Sie in Ihrer Admin-Konsole die Option "geplante Veröffentlichung" aus. Falls Sie damit einverstanden sind, dass Ihre Nutzer sofort nach der Veröffentlichung durch Google auf neue Funktionen zugreifen können, wählen Sie stattdessen die Option "schnelle Veröffentlichung" aus.

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Kann ich mit Google Apps meine Mobilgeräte verwalten?

Mithilfe Ihrer Google Admin-Konsole können Sie die Mobilgeräte Ihrer Organisation auch ohne einen Geräteverwaltungsserver am Standort verwalten. Sie können Richtlinien über die Mobilgeräte Ihrer Nutzer durchsetzen und Maßnahmen wie z. B. die Löschung von Telefon- oder Tabletdaten per Remote-Zugriff ausführen.

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Kann ich mit Google Apps mehrere Domains verwalten?

Falls Ihre Organisation eine neue Domain erwirbt oder auf mehreren Domains tätig ist, können Sie alle diese Domains zu Ihrem Google-Konto hinzufügen – ohne Aufpreis. Ihre Nutzer können dann eine oder mehrere Identitäten auf Ihren Domains haben und die verschiedenen Dienste als Teil einer einzigen Organisation gemeinsam nutzen.

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