CN1278514C - 文件管理系统和文件管理方法、以及实施该方法的程序 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种能够容易地根据印刷物取得该印刷物的原电子文件数据的文件管理系统。该文件管理系统具备主计算机；图象信息处理装置；管理电子化了的文件数据的文件管理服务器；以及将主计算机、图象信息处理装置和文件管理服务器相互连接起来的网络。在图象信息处理装置中，读取部件读取图象信息；打印机部件输出读取的图象信息和从主计算机输出的印刷数据；文件检索部件从文件管理服务器内的电子化了的文件数据中检索与读取的图象信息中的电子文件数据一致的原电子文件数据；控制部件通知检索结果。

Description

文件管理系统和文件管理方法、 以及实施该方法的程序

技术领域

本发明涉及通过网络连接文件管理服务器和数字复合机等的文件管理系统和文件管理方法、以及实施该方法的程序，特别涉及根据从复合机等取得的印刷物的原稿图象，在文件管理服务器内检索作为该原稿图象的原始电子文件数据的原电子文件数据，并向利用者通知该检索结果的文件管理系统和文件管理方法、以及实施该方法的程序。

背景技术

现在，文件管理系统的利用者在很多情况下都需要从例如基于电子文件数据的印刷物中取得该印刷物的原电子文件数据。

但是，在取得印刷物的原电子文件数据时，为了调查原电子文件数据实际在什么地方，利用者有必要一个一个地调查保存在文件管理服务器内的各电子文件数据的内容，或者向印刷物的制作者或印刷者查询原电子文件数据的所在位置，检索操作繁杂而工作效率低。

发明内容

本发明的目的在于提供一种能够容易地根据印刷物取得该印刷物的原电子文件数据的文件管理系统和文件管理方法、以及实施该方法的程序。

为了达到上述目的，根据本发明的第1方面，提供一种文件管理系统，它是具备主计算机；图象信息处理装置；管理电子化了的文件数据的文件管理服务器；以及将上述主计算机、图象信息处理装置和文件管理服务器相互连接起来的网络，其中上述图象信息处理装置具备：读取图象信息的图象信息读取装置；输出读取的图象信息和从上述主计算机输出的印刷数据的输出装置；从上述文件管理服务器内的电子化了的文件数据中检索与上述读取的图象信息一致的原电子文件数据的检索装置；基于用户操作，设置是否将检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的设置装置；通过电子邮件向登记在上述图像信息处理装置内的电子邮件地址，发送包含表示存储有上述检索出的原电子文件数据的位置的存储位置信息的检索结果的发送装置，其中在设置为将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的情况下，将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到向上述电子邮件地址发送的电子邮件中，在没有设置为将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的情况下，不将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到上述电子邮件中。

根据本发明的第1方面，以简单的操作使用图象信息处理装置只读取印刷物的图象信息，来从文件管理服务器内的电子化了的文件数据中检索与该图象信息中的电子文件数据一致的原电子文件数据，同时能够向利用者通知，因而减轻了搜索原电子文件数据所必需的操作，能够容易地根据所具有的印刷物取得该印刷物的原电子文件数据。

理想的是上述检索装置由文字识别处理装置构成。

根据该结构，图象信息处理装置在进行原电子文件数据的检索时，使用通过文字识别处理装置抽出的文本信息进行原电子文件数据的检索，因而能够有效地发挥对具有文本信息的图象信息的原电子文件数据的检索处理功能。

理想的是上述检索装置由水印信息检索处理构成。

根据该结构，图象信息处理装置在进行原电子文件数据的检索时，使用在图象信息印刷时预先插入了的水印信息，进行原电子文件数据的检索，因而能够对各种图象信息执行高准确度的原电子文件数据的检索处理。

理想的是上述通知装置用电子邮件向登记在上述图象信息处理装置内的电子邮件地址发送检索结果。

根据该结构，可以作为电子邮件接收原电子文件数据的检索结果，因而可以节省利用者记录检索结果等的操作。

理想的是，上述图象信息处理装置具有操作部件，上述通知装置在上述操作部件上显示检索结果。

根据该结构，能够在操作部件上显示原电子文件数据的检索结果，因而利用者能够用目视确认检索的结果。

理想的是，上述通知装置向登记在上述图象信息处理装置内的电子邮件地址发送附加了上述一致的原电子文件数据文件的电子邮件。

根据该结构，能够作为电子邮件接收原电子文件数据的检索结果，并且向电子邮件附加与图象信息一致的原电子文件数据，因而利用者能够以处理通常的电子邮件那样的简单操作，得到所希望的电子文件数据。

理想的是，上述检索结果包含表示存储了上述一致的原电子文件数据的地点的存储地点信息。

根据该结构，在原电子文件数据的检索结果中包含文件管理服务器内的希望的电子文件数据的存储地点信息，因而利用者能够根据该信息从文件管理服务器内访问目的电子文件数据。

理想的是，上述检索结果在检索到与上述输出的图象信息中的电子文件数据一致的多个原电子文件的情况下，包含表示对应于一致程度向上述多个原电子文件附加的优先顺序的一致度信息。

根据该结构，在原电子文件数据的检索结果中包含表示对应于一致程度向多个原电子文件附加的优先顺序的一致度信息，因而利用者能够从被判断为最接近的对象开始优先利用电子文件数据。

理想的是，上述图象信息处理装置具备：印刷装置；在与上述读取的图象信息中的电子文件数据一致的原电子文件数据存在于上述文件管理服务器内的情况下，使上述印刷装置印刷该原电子文件数据的控制装置。

根据该结构，能够通过印刷装置自动地印刷与原电子文件数据一致的电子文件数据，因而能够通过进行拷贝时那样的简单操作得到与图象不劣化的图象信息相同的输出物。

理想的是，上述图象信息处理装置具备：存储装置；在与上述图象信息处理装置读取的图象信息中的电子文件数据一致的原电子文件数据存在于上述文件管理服务器内的情况下，将对该原电子文件数据进行了转换的数据存储到上述存储装置中的控制装置。

根据该结构，能够将与原电子文件数据一致的电子文件数据作为转换完成的信息保存在存储装置中，因而即使在执行了原电子文件数据的检索处理后，利用使用了存储装置的各种各样的功能，也能够进行例如再印刷等操作。

为了达到上述目的，根据本发明的第2方面，提供一种文件管理方法，是经由网络将主计算机、图象信息处理装置、管理电子化了的文件数据的文件管理服务器相互连接而成的文件管理系统的文件管理方法，其特征在于包括：读取图象信息的图象信息读取步骤；输出读取的图象信息和从上述主计算机输出的印刷数据的输出步骤；从上述文件管理服务器内的电子化了的文件数据中检索与上述读取的图象信息一致的原电子文件数据的检索步骤；基于用户操作，设置是否将检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的设置步骤；通过电子邮件向登记在上述图像信息处理装置内的电子邮件地址，发送包含表示存储有上述检索出的原电子文件数据的位置的存储位置信息的检索结果的发送步骤，其中在设置为将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的情况下，将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到向上述电子邮件地址发送的电子邮件中，在没有设置为将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的情况下，不将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到上述电子邮件中。

为了达到上述目的，根据本发明的第3方面，提供一种文件管理程序，是使计算机执行经由网络将主计算机、图象信息处理装置、管理电子化了的文件数据的文件管理服务器相互连接而成的文件管理系统的文件管理方法的计算机可读取的程序，具备：读取图象信息的图象信息读取模块；输出读取的图象信息和从上述主计算机输出的印刷数据的输出模块。

通过基于附图的下述的详细说明能够更加清楚本发明的上述以及其他的目的、特征和优点。

附图说明

图1是展示本发明的实施例1相关的文件管理系统的结构的框图。

图2是展示图1中的数字复合机100的结构的截面图。

图3是展示图1中的数字复合机100的操作部件102的图。

图4是展示图1中的计算机接口部件108的结构的框图。

图5是展示图1的文件管理系统10的通过图象输入输出控制部件105执行的原电子文件数据检索处理的流程图。

图6是示例显示图5的步骤S405中的原电子文件数据检索结果的操作部件102的显示板316的画面的图。

图7是展示方法C的用管理软件“遥控UI”进行设置的情况下的浏览器上的画面显示例子的图。

图8是展示方法C的用管理软件“遥控UI”进行设置的情况下的浏览器上的换显示例子的图。

图9是示例原电子文件数据的检索结果是一个文件数据与原稿图象数据一致，并设置为在e-mail中附加电子文件数据的情况下的e-mail的通知内容的图。

图10是示例原电子文件数据的检索结果是3个电子文件数据与原稿图象数据一致，并设置为在e-mail中不附加电子文件数据的情况下的e-mail的通知内容的图。

图11是示例原电子文件数据的检索结果是没有与原稿图象数据一致的电子文件数据的情况下的e-mail的通知内容的图。

图12是展示本发明的实施例2相关的文件管理系统的结构的框图。

图13是展示图12的文件管理系统10的通过图象输入输出控制部件105执行的原电子文件数据的检索处理的流程图。

具体实施方式

以下，参照附图详细说明本发明的各种实施例相关的文件管理系统。

图1是展示本发明的实施例1相关的文件管理系统的结构的框图。

在图1中，文件管理系统10通过经由网络115将数字复合机100(图象信息处理装置)、主计算机130、文件管理服务器140、网络扫描仪150等相互连接起来而构成，是将纸文件和数据形式不同的多种电子文件转换为预先规定的数据形式的文件并存储到文件管理服务器140中，综合管理各种文件的系统。在该文件管理系统10中，上述主计算机130和数字复合机100等机器共有电子化了的文件数据文件，能够从主计算机130和数字复合机100等机器进行检索、阅览、删除、复制、转送、编辑等。

接着，参照图1～图3说明数字复合机100的结构。

图2是展示图1中的数字复合机100的结构的截面图。图3是展示图1中的数字复合机100的操作部件102的图。

如图1所示，数字复合机100是将复印机、打印机、传真机、其他多种机器的功能综合为一台的图象信息处理装置。该数字复合机100由进行图象的读取和印刷的图象输入输出装置101和控制该图象输入输出装置101的图象输入输出控制部件105构成。

图象输入输出装置101具备输入用来操作图象输入输出装置101和图象输入输出控制部件105的信息的操作部件102、读取原稿的图象，向图象输入输出控制部件105输出与原稿图象对应的图象数据的读取部件103、印刷基于图象数据的图象的打印机部件104(输出装置)。

图象输入输出控制部件105与读取部件103连接，由控制部件106、传真部件107、计算机接口部件108、硬盘109、图象存储器110、OCR部件111以及文件检索部件112构成。

控制部件106控制读取部件103、传真部件107、计算机接口部件108、硬盘109、图象存储器110、OCR部件111以及文件检索部件112各自之间的数据流通。

从图象输入输出装置101向图象输入输出控制部件105输出的图象数据经由控制部件106被暂时保存在硬盘109或图象存储器110中。该暂时保存的图象数据由图象输入输出装置101经由控制部件106取出，打印机部件104将与该图象数据对应的图象记录到记录纸上。这时，在没有设置为再输出图象数据的情况下，从硬盘109或图象存储器110删除与从硬盘109或图象存储器110取出的图象数据相同的图象数据。

传真部件107经由电话线路接收压缩图象数据，将该压缩图象数据解压缩为图象数据后，将图象数据转送到控制部件106。另外，将从控制部件106转送来的图象数据压缩而成为压缩图象数据后，经由电话线路进行发送。可以将压缩图象数据解压缩后的图象数据暂时保存在硬盘109或图象存储器110中。

计算机接口部件108经由网络115和其他(打印机接口等)未图示的主机接口与主计算机130连接，计算机接口部件108从主计算机130接收表示印刷图象的编码数据(PDL)，并且同样经由网络115从连接的网络扫描仪150接收图象数据，并解压缩为能够通过打印机部件104记录的图象数据。解压缩的图象数据经由控制部件106被记录到硬盘109或图象存储器110中。

OCR部件111能够对通过读取部件103读取的图象数据实施OCR处理，而从图象信息转换为文本信息。文件检索部件112根据OCR处理后的文本信息，进行检索确认在文件管理服务器140内是否具有与通过读取部件103读取的原稿图象数据中的电子文件数据相同的电子文件数据(原电子文件数据)。

如图2所示，读取部件103具备原稿输送装置201，原稿输送装置201依次一张一张地将原稿输送到平板玻璃202上，原稿图象的读取动作结束后排出平板玻璃202上的原稿。如果原稿被输送到了平板玻璃202上，则具备灯203的扫描仪单元204点亮灯203并开始移动，曝光扫描原稿。这时，来自原稿的反射光通过各反光镜205、206、207以及透镜208，被导入到CCD图象传感器(以下简称为CCD)209。这样，通过CCD209读取被扫描的原稿的图象。从CCD209输出的图象数据被实施规定的处理后，被转送到图1所示的图象输入输出控制部件105的控制部件106。

打印机部件104具备激光发光部件210，通过激光驱动器221驱动该激光发光部件210。即，激光驱动器221对应于从图象输入输出控制部件105输出的图象数据，使激光发光部件210发出激光。该激光被照射到感光鼓211的表面，由此，在感光鼓211的表面形成潜像。在该潜像的部分上附着由显影器212提供的显影剂。以与激光照射开始同步的定时，从收纳记录纸的盒213和盒214的任意一个提供记录纸并传送到转印部件215，向记录纸上转印通过在感光鼓211上附着的显影剂显影的图象(以下称为显影像”)。

转印了显影像的记录纸被传送到定影部件216，通过由定影部件216进行加热和加压来将显影像定影到记录纸上。通过定影部件216的记录纸通过排出滚筒217被排出，分类器220将排出的记录纸容纳到各个组中进行记录纸的分类，或进行分类了的记录纸的分层。另外，在分类器220没有设置分类模式的情况下，将形成了图象的记录纸容纳到最上的层上。

另外，在设置了两面记录模式的情况下，将记录纸传送到排出滚筒217后，使排出滚筒217的旋转方向逆转，通过挡板218将记录纸导入到再送纸传送路219。在设置了多重记录模式的情况下，为了不将记录纸传送到排出滚筒217，而通过挡板218将记录纸导入到再送纸传送路219。被导入到再送纸传送路219的记录纸在上述定时被再次提供到转印部件215。

如图3所示，在操作部件102中设置用来进行各种操作的操作键类和显示板。电源开关兼灯301只在电源接通时点亮。在主体的侧面配置控制向主体的通电的主电源开关(未图示)。

302是检索键，在从该数字复合机100所具备的多个功能中选择检索读取部件103所读取的原稿图象的原电子文件数据的功能时被使用。303是复印模式键，在从多个功能中选择复印功能时被使用。304是传真模式键，在从多个模式中选择传真功能时被使用。305是打印键，在从多个功能中选择打印功能时和将打印状况显示在显示板316上时被使用。

306是复印开始键，在指示复印和原稿图象读取的开始时被使用。307是停止键，在中断或终止复印和原稿图象读取时被使用。308是复位键，具有在待机中恢复标准模式的功能。309是帮助键，在希望了解各功能时被使用。310是用户模式键，在用户变更系统的基本设置时被使用。

311是分配键，在希望在一连串的复印动作中分配其他的复印的时候被使用。312是数字键，在进行数值的输入时被使用。313是清除键，在清除输入的数值时被使用。314是20个单键拨号键，具有以下功能：通过用户的设置，在传真发送时用一个按键就能够向发送目的进行拨号。

315是相互重叠的2个一组的盖，被配置在单键拨号键314上。安装了单键拨号键314和盖315的基底构件被挖空了与键314和盖315重叠的部分。通过未图示的传感器开关检测这些盖是否被关闭的状态。即，检测2个盖315都关闭的第1状态、只有第1个盖打开(被拔起)的第2状态、2个盖315都打开(被拔起)的第3状态。图示的状态是第1状态。与这3种盖的开闭状态组合，来确定单键拨号键314的键的动作内容，因而能够发挥与存在20×3＝60个键的情况相同的功能。

316是将液晶画面和触摸传感器组合而成的显示板，针对通过上述各模式键选择的每个功能显示各自的设置画面，进而，通过触摸显示的键，能够进行各种详细的设置。317是预热键，在开/关预热模式时被使用。

图4是展示图1中的计算机接口部件108的结构的框图。计算机接口部件108具有用来进行网络连接的以太网(登记商标)、用来与主计算机直接连接的打印机接口、以及USB这3种接口。

TCP/IP控制部件121经由以太网(登记商标)通过网络115与主计算机130、文件管理服务器140、网络扫描仪150等连接，依照TCP/IP进行网络通信。Web服务器122能够接受控制部件106的指示，发送接收HTML(超文本标记语言)文件。Web服务器122通过从在网络连接的主计算机130等上动作的未图示的浏览器应用程序指示数字复合机100的IP地址，能够显示数字复合机100的状态，或进行各种环境设置的显示、变更、其他操作。

124是FTP(文件传输协议)控制部件，它能够接收控制部件106的指示，经由网络115发送接收文件。POP(邮件办公协议)服务器125和SMTP(简单邮件传输协议)服务器126能够接收控制部件106的指示经由网络115接收发送电子邮件(以下也简称为e-mail)。LPD控制部件127是在TCP/IP上动作的应用程序，能够从LPR客户机经由网络115接收发送的印刷数据，并向LPR客户机通知数字复合机100的各种各样的信息。LPD控制部件127接收到的数据在被传送到控制部件106后，被印刷处理。

128是打印机接口控制部件，用打印机电缆与主计算机131连接，能够接收印刷数据，或向主计算机131通知数字复合机100的各种信息。129是USB控制部件，用USB电缆与主计算机连接，能够接收印刷数据，或向主计算机通知数字复合机100的各种信息。

接着，说明本实施例中的原电子文件数据的检索。

在文件管理系统10中，构成为检索通过读取部件103读取的原稿图象的原电子文件数据是否在文件管理服务器140内，并能够用各种方法将其结果通知利用者。

通过数字复合机100的读取部件103读取的原稿的图象数据被输出到图象输入输出控制部件105，经由控制部件106被暂时保存到硬盘109或图象存储器110中。使用OCR部件111对读取的图象数据实施OCR处理，并从图象数据转换为文本数据。

文件检索部件112通过对通过OCR处理得到的文本数据和位于文件管理服务器140内的电子文件数据文件中的文本数据进行比较，能够检索出是否有与读取的原稿图象相同的电子文件数据。在文件管理服务器140内有与原稿相同的电子文件数据的情况下，控制部件106将与该电子文件数据的所在位置等有关的信息显示在操作部件102的触摸板316上，通过利用者在触摸屏上进行指示，能够以电子邮件(e-mail)的形式将检索结果信息通知到预先登记了的电子邮件地址，或从文件管理服务器140向数字复合机100发出指示使得执行检索结果信息的印刷，或作为图象信息登记到数字复合机100内的硬盘109内的BOX中。另外，通过数字复合机100的操作部件102或后述的管理软件“遥控UI”，预先设置上述的e-mail通知、印刷执行、BOX存储的执行·不执行，能够自动执行它们。

图5是展示图1的文件管理系统10的通过图象输入输出控制部件105执行的原电子文件数据检索处理的流程图。

在按下数字复合机100的操作部件102的检索键302，转移到原电子文件数据检索模式后，将成为检索对象的印刷物放置到读取部件103上，通过按压复印键306，开始图5的原电子文件数据检索处理。

首先，在步骤S401中，执行在读取部件103中的原稿图象的读取处理。对应于原稿图象的图象数据被输出到图象输入输出控制部件105，并经由控制部件106被暂时保存到硬盘109或图象存储器110中。

接着，在步骤S402中，通过将读取的原稿图象数据发送到OCR部件111，实施OCR处理并抽出文本信息。在步骤S402中抽出的文本信息被传送到文件检索部件112，在步骤S403中，执行检索，确认在文件管理服务器140内的电子文件数据中是否有与该文本信息一致的电子文件。即，判断是否有与原稿图象数据的文本信息对应的电子文件(步骤S404)，在文件管理服务器140内没有与原稿图象数据的文本信息一致的电子文件的情况下，在步骤S415中在操作部件102的显示板316上显示没有该电子文件的信息后，前进到步骤S416。

在步骤S416中，判断是否设置了检索结果的e-mail通知，在没有设置e-mail通知的情况下，结束本处理。在设置了e-mail通知的情况下(步骤S416的YES)，前进到步骤S417，使用SMTP服务器126通过e-mail向预先设置的发送目的地发送记载了件名、署名等的表示没有该文件的信息，结束本处理。在发送的e-mail中记载了图11所示例的内容。

在步骤S404的判断结果是在文件管理服务器140内有与原稿图象数据对应的文本信息的情况下，即，在有一致的电子文件(原电子文件数据)的情况下，前进到步骤S405，将图6所示例的该当电子文件信息显示在操作部件102的显示板316上。

图6是示例将图5的步骤S405中的原电子文件数据检索结果显示在操作部件102的显示板316的画面上的图。在图6中，420是显示该当电子文件数据一览的窗口。显示部件421显示文件管理服务器140内的该当电子文件数据的文件的存储地点信息。另外，在图6中只显示了一个该当电子文件数据，但在多个电子文件数据一致的情况下，从最接近的电子文件数据的文件开始按顺序进行显示。在此，最接近的电子文件数据是指一致程度最大的电子文件数据。按键422是用来向上滚动显示的画面的按键，按键423是用来向下滚动显示的画面的按键。按键424是在没有附加文件而进行e-mail通知显示信息的情况下触摸的按键。按键425是在附加了文件而进行e-mail通知显示信息的情况下触摸的按键。按键426是在印刷选择的电子文件的情况下触摸的按键。按键427是在将选择的电子文件的转换展开了的数据保存到硬盘109内的BOX中的情况下触摸的按键。利用者在触摸并选择了希望操作的电子文件数据文件的画面后，通过触摸按键424～427中的任意一个，能够执行上述各种功能。如果按下OK按键428，则关闭显示一致的电子文件数据一览的窗口420，返回前一个画面。

接着，前进到步骤S406，但在步骤S406的时刻通过触摸显示在显示板316上的按键，能够通过利用者的手动操作执行电子邮件通知、印刷执行、BOX存储等。在步骤S406中，判断是否设置了进行e-mail通知，在没有设置的情况下前进到步骤S410。

在步骤S406中设置了e-mail通知的情况下，前进到步骤S407，判断是否设置了在e-mail中附加原电子文件数据文件。在没有设置附加原电子文件数据文件的情况下，前进到步骤S409。在步骤S407的判断结果是设置了附加原电子文件数据文件的情况下，前进到步骤S408，使用FTP控制部件124通过文件转送从文件管理服务器140获得该当的原电子文件数据文件，并经由控制部件106暂时保存到硬盘109内后，前进到步骤S409。

在步骤S409中，在有附加的文件的情况下，一边执行附加一边使用SMTP126向预先设置的发送目的地发送记载了件名、署名等的邮件来进行e-mail通知。用图9所示例的内容进行e-mail通知。

接着，在步骤S410中，判断是否进行原电子文件数据的自动印刷。在不进行自动印刷的情况下结束本处理。在进行自动印刷的情况下，前进到步骤S411，向文件管理服务器140指示使数字复合机100进行原电子文件数据的印刷。在步骤S412中，在从文件管理服务器140经由网络115接收到印刷数据的数字复合机100中，由LPD控制部件127处理印刷数据，并经由控制部件106以与通常的印刷数据同样的处理进行印刷处理。

接着，在步骤S413中，判断是否将数据存储到硬盘109内的BOX中。在不进行BOX存储的情况下，结束本处理。在进行BOX存储的情况下，前进到步骤S414，在步骤S412的执行时将转换了的印刷数据存储到硬盘109内的BOX中后，结束本处理。由此，利用者使用存储在BOX中的数据，能够在以后进行再印刷等操作。

在上述的原电子文件检索的同时，还能够进行以下的各种设置。

1.e-mail通知检索结果。

2.在e-mail通知时附加原电子文件。

3.进行一致的文件的自动印刷。

4.在转换后将图象数据存储到BOX中。

能够进行以上的4种设置。作为进行上述设置的方法有以下的3种设置方法：

A使用数字复合机100的操作部件102的方法；

B使用在主计算机130上动作的专用环境设置应用程序的方法；

C使用在主计算机130的浏览器上动作的管理软件(本申请人在该数字复合机中使用模块名“遥控UI”；以下简称为“遥控UI”)的方法。

以下，省略A、B设置方法的说明，而使用图7说明C的设置方法。

图7是展示方法C的用管理软件“遥控UI”进行设置的情况下的浏览器上的画面显示例子的图。

遥控UI使用计算机接口部件108的Web服务器122与主计算机130发送接收能够在浏览器上显示的HTTP文件而进行动作，能够使用未图示的鼠标和键盘等输入设备在画面上进行操作。在图7中，通过在文本框450中指定数字复合机100的IP地址(在该例中为172.22.7.116)来开始动作，并显示遥控UI画面451。从此开始，如果选择了设备设置、扩展功能的设置，则进行图7的显示。另外，将一次显示的地址保存到书签中，能够调出使用。

452是设置是否用e-mail通知检索结果的选择框，如图7所示，在附加了选择标记的状态下为设置了“通知”。同样，453是设置是否将原电子文件附加到e-mail中的选择框。454是设置是否通过数字复合机100使用一致的原电子文件数据自动进行印刷的选择框。455是设置是否与印刷同时地将转换了的图象数据存储到硬盘109的BOX内的选择框。在变更设置为希望的状态后，如果按下OK按键456，则确认设置并返回前一个状态。如果按下取消按键457，则取消设置并返回前一个状态。

这样，如果使用遥控UI，则不向主计算机130安装专用的应用程序，如果有动作的浏览器，就能够通过主计算机130上的操作显示数字复合机100的各种设置和状态。

作为用e-mail通知原电子文件数据的检索结果时的设置，可以进行以下设置。

1.e-mail通知失败时的再送次数

2.e-mail通知失败时的再送间隔

3.e-mail通知目的地址

4.回信地址

5.件名

6.署名

作为进行这些设置的方法有以下3种设置方法：

A使用数字复合机100的操作部件102的方法；

B使用在主计算机130上动作的专用环境设置应用程序的方法；

C使用在主计算机130的浏览器上动作的遥控UI的方法。

以下，省略A、B的设置方法的说明，使用图8说明C设置方法。

图8是展示方法C的用管理软件“遥控UI”进行设置的情况下的浏览器上的画面显示例子的图。

通过在文本框431中指定数字复合机100的IP地址(在该例中为172.22.7.116)来开始动作，并显示遥控UI画面430。从此开始，如果选择了设备管理、信息，则进行图8的显示。另外，将一次显示的地址保存到书签中，能够调出使用。在图8中，432是设置e-mail通知失败时的再送次数的文本框。433是以分为单位设置e-mail通知失败时的再送间隔的文本框。434是设置e-mail通知目的地址的文本框。435是设置回信时的地址的文本框。436是设置e-mail的Subject(件名)的文本框。437是设置附加在e-mail的最后的署名的文本框。文本框438～441构成为能够设置与各个文本框434～437相同的项目，同时能够进行2种e-mail通知。在将设置变更为希望的状态后，如果按下OK按键442，则设置被确定并返回前一个状态。如果按下取消按键443，则取消设置并返回前一个状态。

图9、图10、图11是示例原电子文件数据检索结果的e-mail的通知内容的图。

图9是示例原电子文件数据的检索结果是一个文件数据与原稿图象数据一致，并设置为在e-mail中附加电子文件数据的情况下的e-mail的通知内容的图。

在图9中，461是发送人的e-mail地址，462是用图8的434或438的文本框设置的接收人的e-mail地址。463是用图8的436或440的文本框设置的件名。464是发送e-mail的时间。在465中显示与原稿图象一致的电子文件数据文件的文件管理服务器140内的存储地点。从466插入用图8的437或441的文本框设置的署名。在467中作为e-mail的附加文件，粘贴从文件管理服务器140通过FTP得到的、与原稿图象一致的电子文件数据文件。

图10是示例原电子文件数据的检索结果是3个电子文件数据与原稿图象数据一致，并设置为在e-mail中不附加电子文件数据的情况下的e-mail的通知内容的图。

471是发送人的e-mail地址，472是用图8的434和438的文本框设置的接收人的e-mail地址。473是用图8的436和440的文本框设置的件名。474是发送e-mail的时间。在475、476、477中，以一致程度大的电子文件数据文件的顺序从上显示一致的3个电子文件数据文件的文件管理服务器140内的存储地点。在478中，插入用图8的437和441文本框设置的署名。在图10的e-mail中没有附加的文件。

图11是示例原电子文件数据的检索结果是没有与原稿图象数据一致的电子文件数据的情况下的e-mail的通知内容的图。

481是发送人的e-mail地址，482是用图8的434和438的文本框设置的接收人的e-mail地址。483是用图8的436和440的文本框设置的件名。484是发送e-mail的时间。在485中，显示原电子文件数据的检索结果，即没有一致的文件的信息。在486中，插入用图8的437和441文本框设置的署名。在图11的e-mail中没有附加的文件。

接着，说明本发明的实施例。

在上述实施例1中，对读取的原稿图象数据实施OCR处理，通过抽出文本数据部分来检索在文件管理服务器140内是否具有原电子文件数据。

在实施例2中，与上述实施例1相关的文件管理系统不同的是：在原稿图象中不具有文本数据部分的情况下，并能够对应于即使文本数据部分与原电子文件数据共通，文本数据以外的图形或图象等也不同的情况。

图12是展示本发明的实施例2相关的文件管理系统的结构的框图。

在图12中，实施例2相关的文件管理系统10相对于上述实施例1，只在以下点上不同：将图1所示的文件管理系统10的OCR部件111变更为水印信息检测部件113。以下，省略与实施例1相同部分的说明。另外，由于除了在实施例1相关的文件管理系统10的说明中使用了的图1和图5这2个图以外的图与本实施例相关的文件管理系统10共通，所以适当地引用它们。

在本实施例相关的文件管理系统10中，通过在电子文件数据的印刷时预先在文件管理服务器140内附加能够唯一地确定电子文件数据的水印信息数据，在读取图象时检测该水印数据，将其作为文件检索的信息而使用。由此，能够提高根据原稿图象的原电子文件数据检索的一致程度的判断准确率，降低选择与原稿不同的电子文件数据的概率。

在印刷在文件管理服务器140中管理的电子文件数据时，将能够唯一地确定印刷所使用的电子文件数据的信息(例如文件名、文件大小、最终更新时间等)作为水印数据附加在印刷面上，来进行印刷。“水印数据”是指以用利用者的肉眼无法识别的形式嵌入的信息，能够用水印信息检测部件113识别、解读并复原。

用数字复合机100的读取部件103读取的原稿的图象数据被输出到图象输入输出控制部件105，经由控制部件106被暂时保存在硬盘109或图象存储器110中。通过水印信息检测部件113对读取的图象数据实施水印信息的检测处理，抽出水印信息。

文件检索部件112能够根据通过水印信息检测处理抽出的水印信息数据的文件名、文件大小、最终更新时间信息等，检索出在位于文件管理服务器140内的电子数据文件中是否有与上述读取的原稿相同的电子文件数据。

在文件管理服务器140内有与原稿相同的电子文件数据的情况下，控制部件106在操作部件102的显示板316(参照图3)上显示与该电子文件数据的所在地点等有关的信息，利用者通过在显示板上触摸并指示显示的按键，能够以电子邮件(e-mail)的形式向预先在复合机100上登记了的地址通知检索结果信息，或从文件管理服务器140向数字复合机100指示执行印刷，或作为图象信息登记到数字复合机100的硬盘109内的BOX中。另外，通过数字复合机100的操作部件102或后述的遥控UI进行设置，能够预先设置上述e-mail通知、印刷执行和BOX存储的执行/不执行，而自动地执行。

图13是展示图12的文件管理系统10的通过图象输入输出控制部件105执行的原电子文件数据的检索处理的流程图。

在按下数字复合机100的操作部件102的检索键302转移到原电子文件数据检索模式后，将检索对象印刷物放置到读取部件103中，通过按下复印键306，开始图13的原电子文件数据检索处理。

首先，在步骤S501中，在读取部件103中执行原稿图象读取处理。将与原稿图象对应的图象数据输出到图象输入输出控制部件105，并经由控制部件106暂时保存到硬盘109或图象存储器110中。

接着，在步骤S502中，通过将读取的原稿图象数据发送到水印信息检测部件113，实施水印信息检测处理，并抽出水印信息数据。将在步骤S502中抽出的水印信息数据发送到文件检索部件112，在步骤S503中执行检索确认在文件管理服务器140内的电子文件数据中是否有与该水印信息数据一致的电子文件。接着，判断是否有与原稿图象数据的水印信息数据对应的电子文件(步骤S504)，在文件管理服务器140内没有与原稿图象数据一致的电子文件的情况下，在步骤S515中将没有该电子文件的信息显示在操作部件102的显示板316上，前进到步骤S516。

在步骤S516中，判断是否设置了进行检索结果的e-mail通知，在没有设置的情况下结束本处理。在设置了进行e-mail通知的情况(步骤S516中的YES)下，前进到步骤S517，使用SMTP服务器126(参照图4)记载件名、署名等并向预先设置的发送目的地用e-mail发送没有该文件的信息后，结束本处理。在发送的e-mail中记载了图11所示例的内容。

在步骤S504的判断结果是在文件管理服务器140内有与原稿图象数据对应的、即一致的电子文件(原电子文件数据)的情况下，前进到步骤S505，在操作部件102的显示板316上显示图6所示的该电子文件信息后，前进到步骤S506。

在步骤S506的时刻，通过触摸显示在显示板316上的按键，能够通过利用者的手动操作执行电子邮件通知、印刷执行、BOX存储等。在步骤S506中，判断是否设置了进行e-mail通知，在设置了不进行e-mail通知的情况下，前进到步骤S510。

在步骤S506中设置了进行e-mail通知的情况下，前进到步骤S507，判断是否设置了向e-mail附加原电子文件数据文件。在没有设置进行原电子文件数据文件的附加的情况下，前进到步骤S509。在步骤S507的判断结果是设置了进行原电子文件数据文件的附加的情况下，前进到步骤S508，使用FTP控制部件124通过文件转送，从文件管理服务器140获得该原电子文件数据文件，经由控制部件106暂时保存到硬盘109内后，前进到步骤S509。

在步骤S509中，在有附加文件的情况下，一边执行附加，一边使用SMTP服务器126记载件名、署名等向预先设置的发送目的地通知e-mail。用图9所示的内容进行e-mail通知。

接着，在步骤S510中，判断是否进行原电子文件数据的自动印刷。在不进行自动印刷的情况下结束本处理。在步骤S510的判断结果是进行自动印刷的情况下，前进到步骤S511，向文件管理服务器140发出指示，使数字复合机100进行原电子文件数据的印刷。在步骤S512中，在从文件管理服务器140经由网络115接收到印刷数据的数字复合机100中，LPD控制部件127对该印刷数据进行处理，并经由控制部件106通过与通常的印刷处理一样的处理进行印刷处理。

接着，在步骤S513中，判断是否将数据存储到硬盘109内的BOX中。在不进行BOX存储的情况下，结束本处理。在步骤S513的判断结果是进行BOX存储的情况下，前进到步骤S514，在执行步骤S512时将转换了的印刷数据保存到硬盘109内的BOX中后，结束本处理。由此，利用者能够使用被存储在BOX中的数据，以后再进行印刷等操作。

另外，对于本实施例中的“将检索结果显示到操作部件”、“原电子文件检索时的各种设置方法的说明”、“e-mail通知的各种设置的说明”、“e-mail通知内容的说明”，由于与实施例1中示例的一样，所以省略说明。

本发明可以通过以下手段达到其目的：向计算机或CPU提供实现上述实施例的功能的软件的程序(图5和图13的流程图)，该计算机或CPU读出并执行该被提供的程序。

在这种情况下，通过以下方式提供上述程序：从记录了该程序的存储介质直接提供，或从与因特网、商用网络、或局域网等连接的未图示的其他计算机和数据库等下载。

上述程序的形式可以是以下形式：目标代码、通过解释被执行的程序代码、提供给OS(操作系统)的脚本数据等形式。

另外，可以通过以下手段达到本发明：向计算机或CPU提供存储了实现上述实施例的功能的软件的程序的存储介质，由该计算机或CPU读出并执行存储在存储介质中的程序。

在该情况下，从存储介质读出的程序代码自身实现上述各实施例的功能，同时存储了该程序代码的存储介质也构成本发明。

作为存储程序代码的存储介质，例如有ROM、RAM、NV-RAM、软盘(注册商标)、硬盘、光盘(注册商标)、光磁盘、CD-ROM、MO、CD-R、CD-RW、DVD-ROM、DVD-RAM、DVD-RW、DVD+RW、磁带、非易失性存储卡等。或者也可以经由网络下载程序代码。

不只可以通过执行从计算机读出的程序代码实现上述实施例的功能，还可以通过在计算机上运行的OS等根据程序代码的指令执行实际处理的一部分或全部。

Claims (9)

1.一种文件管理系统，其特征在于包括：

主计算机；

图象信息处理装置；

管理电子化了的文件数据的文件管理服务器；以及

将上述主计算机、图象信息处理装置和文件管理服务器相互连接起来的网络，其中

上述图象信息处理装置具备：

读取图象信息的图象信息读取装置；

输出读取的图象信息和从上述主计算机输出的印刷数据的输出装置；

从上述文件管理服务器内的电子化了的文件数据中检索与上述读取的图象信息一致的原电子文件数据的检索装置；

基于用户操作，设置是否将检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的设置装置；

通过电子邮件向登记在上述图像信息处理装置内的电子邮件地址，发送包含表示存储有上述检索出的原电子文件数据的位置的存储位置信息的检索结果的发送装置，其中

在设置为将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的情况下，将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到向上述电子邮件地址发送的电子邮件中，

在没有设置为将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的情况下，不将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到上述电子邮件中。

2.根据权利要求1所述的文件管理系统，其特征在于：

上述检索装置由文字识别处理装置构成。

3.根据权利要求1所述的文件管理系统，其特征在于：

上述检索装置由水印信息检测处理构成。

4.根据权利要求1所述的文件管理系统，其特征在于：

上述图象信息处理装置具有操作部件，上述通知装置通过上述操作部件显示检索结果。

5.根据权利要求1所述的文件管理系统，其特征在于：

在检索到与上述输出的图象信息中的电子文件数据一致的多个原电子文件的情况下，上述检索结果包含表示对应于与上述多个原电子文件的一致程度而附加的优先顺序的一致度信息。

6.根据权利要求1所述的文件管理系统，其特征在于：

上述图象信息处理装置具备：

印刷装置；

在上述文件管理服务器内存在与上述读取的图象信息中的电子文件数据一致的原电子文件数据的情况下，使上述印刷装置印刷该原电子文件数据的控制装置。

7.根据权利要求1所述的文件管理系统，其特征在于：

上述图象信息处理装置具备：

存储装置；

在上述文件管理服务器内存在与上述图象信息处理装置读取的图象信息中的电子文件数据一致的原电子文件数据的情况下，将对该原电子文件数据进行了转换的数据存储到上述存储装置中的控制装置。

8.根据权利要求1所述的文件管理系统，其特征在于：

经由在上述主计算机上动作的WEB浏览器应用程序，进行上述用户操作。

9.一种文件管理方法，是经由网络将主计算机、图象信息处理装置、管理电子化了的文件数据的文件管理服务器相互连接而成的文件管理系统的文件管理方法，其特征在于包括：

读取图象信息的图象信息读取步骤；

输出读取的图象信息和从上述主计算机输出的印刷数据的输出步骤；

从上述文件管理服务器内的电子化了的文件数据中检索与上述读取的图象信息一致的原电子文件数据的检索步骤；

基于用户操作，设置是否将检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的设置步骤；

通过电子邮件向登记在上述图像信息处理装置内的电子邮件地址，发送包含表示存储有上述检索出的原电子文件数据的位置的存储位置信息的检索结果的发送步骤，其中

在设置为将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的情况下，将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到向上述电子邮件地址发送的电子邮件中，

在没有设置为将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到电子邮件中的情况下，不将上述检索出的原电子文件数据的文件附加到上述电子邮件中。

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