DE4439542A1 - System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit - Google Patents

Description

Die vorliegende Erfindung betrifft ein System zum Auf­ zeichnen der Telephongesprächszeit sowie einen Telephon­ apparat und ein Computersystem, in die ein solches System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit eingebaut ist.

Viele Kanzleien und andere Unternehmen stellen einem Mandanten oder Kunden Kosten auf der Grundlage der Zeit in Rechnung, die sie für die Angelegenheit des Mandanten oder des Kunden aufgewendet haben. Ein großer Teil dieser Zeit wird oftmals am Telephon verbracht, wobei diese Zeit, wenn überhaupt, nicht immer richtig aufgezeichnet wird.

Es sind Systeme zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit erhältlich, die die Dauer eines Telephongesprächs und außerdem die Telephonnummer, die angerufen wurde, auf­ zeichnen. Obwohl die Aufzeichnung, die von solchen Syste­ men erzeugt wird, ohne weiteres vom Benutzer des Systems verwendet werden kann, um die Kosten des Anrufs zu ermit­ teln, d. h. den Geldbetrag, mit dem er für den Anruf vom Telephonnetzunternehmen belastet wird, kann die Aufzeich­ nung nicht für die Rechnungsstellung verwendet werden, falls die Zeit, die von der den Anruf tätigenden oder entgegennehmenden Person verbracht wird, ebenfalls be­ rechnet werden soll. Erstens ist es nicht möglich, anhand einer solchen Aufzeichnung die einzelnen Personen zu identifizieren, die an dem Gespräch teilgenommen haben. Zweitens wird dadurch der Gegenstand des Gesprächs nicht ermittelt. Drittens erfolgt die Aufzeichnung nur für abgehende Anrufe, während ankommende Anrufe nicht aufge­ zeichnet werden.

Es sind auch Systeme erhältlich, in denen von der Sprach­ kommunikation, die während eines Telephongesprächs statt­ findet, eine Tonaufzeichnung ausgeführt wird. Die Sprach­ kommunikation wird von Anfang bis Ende aufgezeichnet. Eine genaue Aufzeichnung der Länge des Telephongesprächs steht nur dann zur Verfügung, wenn sie in einem System des im obigen Absatz beschriebenen Typs getrennt erfolgt; in diesem Fall ist es schwierig, die Tonaufzeichnung mit der Aufzeichnung der Telephongesprächsdauer in Beziehung zu setzen. Ferner sind für die Aufzeichnung ein großer Platzbedarf und/oder viel Zeit zum Wiederauffinden erfor­ derlich, wodurch die Verwendung eines solchen Systems zur Rechnungsstellung vollkommen unpraktisch wird.

Es ist daher eine Aufgabe der vorliegenden Erfindung, ein System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit zu schaffen, das eine Aufzeichnung erstellt, anhand derer es einfach ist, die bei verschiedenen Telephongesprächen verbrachte Zeit zu ermitteln und diese Information mit den Personen, die an den einzelnen Anrufen teilgenommen haben, sowie vorzugsweise auch mit dem Gegenstand der einzelnen Gespräche in Beziehung zu setzen.

Es ist eine weitere Aufgabe der vorliegenden Erfindung, ein solches Telephongesprächszeit-Aufzeichnungssystem zu schaffen, das leicht in die Büroausrüstung integriert werden kann, die von den meisten Kanzleien und anderen Unternehmen für andere Zwecke bereits benötigt wird.

Diese Aufgaben werden erfindungsgemäß gelöst durch ein System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit, das die im Anspruch 1 angegebenen Merkmale besitzt.

Die abhängigen Ansprüche sind auf bevorzugte Ausführungs­ formen der vorliegenden Erfindung gerichtet.

Die Tonaufzeichnungsvorrichtung kann günstig in Form eines Bandaufzeichnungsgeräts verwirklicht sein. Das Bandaufzeichnungsgerät kann eine Bandkassette oder ein anderes Aufzeichnungsmedium des Typs verwenden, der mit vorhandenen Aufnahmeanlagen für die Aufnahme von Diktaten im Büro der das Telephongesprächszeit-Aufzeichnungssystem verwendenden Person kompatibel ist. Dadurch kann im Se­ kretariat die Bandkassette leicht abgehört werden, um die einzelnen Personen, die an den einzelnen Telephongesprä­ chen teilgenommen haben, anhand der Tonaufzeichnung der Sprachkommunikation zu identifizieren und eine Zuordnung der aufgezeichneten synthetisierten Sprachdaten im Hin­ blick auf die Rechnungsstellung vorzunehmen.

Die Aufzeichnung des zeitbezogenen Signals und anderer Daten, auf die oben Bezug genommen wurde, auf das Auf­ zeichnungsmedium in Form synthetischer Sprache erleich­ tert die Aufnahme sämtlicher auf das Aufzeichnungsmedium aufgezeichneter Informationen mittels der für die Aufnah­ me von Diktaten bereits vorhandenen Anlagen (und der in Zukunft für solche Zwecke erhältlichen Anlagen). Selbst­ verständlich können die fraglichen Daten jedoch auf das Aufzeichnungsmedium auch auf andere Weise aufgezeichnet und vom Aufzeichnungsmedium auf andere Weise wiedergewon­ nen werden. Beispielsweise kann die Tonaufzeichnungsvor­ richtung eine digitale Aufzeichnungsvorrichtung sein, wobei dann die fraglichen Daten in digitaler Form aufge­ zeichnet werden und die für die Wiedergabe des Sprachkom­ munikationsabschnitts der Aufzeichnung verwendete Anlage mit einer Einrichtung versehen sein könnte, mit der der digital aufgezeichnete Teil erfaßt und wiedergewonnen und ferner die erforderlichen Informationen auf einem Bild­ schirm angezeigt werden.

Das Zeitintervall, in dem die Tonaufzeichnung der während eines Telephongesprächs stattfindenden Sprachkommunika­ tion erfolgt, muß nur solange sein, damit die am Gespräch teilnehmenden einzelnen Personen und vorzugsweise auch der Gegenstand des Gesprächs identifiziert werden können. Da diese Einzelheiten oftmals aus den einleitenden Bemer­ kungen während eines Telephongesprächs erschlossen werden können, wird die Tonaufzeichnung vorzugsweise für den ersten Teil des Telephongesprächs ausgeführt. Die Anord­ nung kann von der Art sein, daß das Zeitintervall, in dem die Tonaufzeichnung erfolgt, so eingestellt werden kann, daß es an die Bedürfnisse einer besonderen Person oder Umgebung angepaßt ist. Das Intervall beträgt typischer­ weise ungefähr 5 bis 30 Sekunden. Dadurch ist es möglich, die Einzelheiten einer großen Anzahl von Telephongesprä­ chen auf eine einzige Kassette aufzuzeichnen, wobei diese Anzahl von der Dauer der verschiedenen Telephongespräche weitgehend unabhängig ist, selbst wenn angenommen wird, daß die meisten dieser Telephongespräche länger als das fragliche Zeitintervall dauern.

In Telephonsystemen, die ein Tastenfeld oder eine andere Wähleinrichtung zum Wählen besitzen, kann eine Program­ miereinrichtung enthalten sein, die dem Benutzer ermög­ licht, die Datenverarbeitungseinrichtung durch Eingabe von Programmierbefehlen über die Wähleinrichtung zu pro­ grammieren. Dadurch kann beispielsweise der Zeitablauf der Schaltanordnung in Übereinstimmung mit den besonderen Anforderungen des Benutzers programmiert werden.

Obwohl an das obenbeschriebene System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit typischerweise ein einziger Tele­ phonapparat angeschlossen wird, können selbstverständlich mehr als ein Apparat an dieses Telephongesprächszeit- Aufzeichnungssystem angeschlossen werden. Wenn eine Per­ son beispielsweise sowohl ein normales Telephon, das über eine Hauszentrale (z. B. ein PABX) arbeitet, als auch ein Haustelephon besitzt, können diese beiden Apparate an das gleiche Telephongesprächszeit-Aufzeichnungssystem ange­ schlossen werden.

Das System kann eine Schnittstelleneinrichtung enthalten, mit der das System an eine Buchungsstelle angeschlossen werden kann, die beispielsweise ermöglicht, dem Mandanten den Betrag direkt in Rechnung zu stellen.

Die Erfindung erstreckt sich auch auf ein Computersystem, beispielsweise auf einen Personalcomputer oder derglei­ chen, das ein System zum Aufzeichnen der Telephonge­ sprächszeit, wie es oben beschrieben worden ist, enthält. Außerdem erstreckt sich die Erfindung auf einen Telephon­ apparat, der ein System zum Aufzeichnen der Telephonge­ sprächszeit, wie es oben beschrieben worden ist, enthält.

Weitere Aufgaben, Merkmale und Vorteile der Erfindung werden deutlich beim Lesen der folgenden Beschreibung bevorzugter Ausführungsformen, die auf die Zeichnungen Bezug nimmt; es zeigen:

Fig. 1 ein vereinfachtes Blockschaltbild eines Systems zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit gemäß der vorliegenden Erfindung;

Fig. 2 eine perspektivische Ansicht eines Personalcompu­ ters gemäß der vorliegenden Erfindung, der das System von Fig. 1 enthält; und

Fig. 3 eine perspektivische Ansicht eines Telephonappa­ rats gemäß der vorliegenden Erfindung, der das System von Fig. 1 enthält.

In Fig. 1 bezeichnet das Bezugszeichen 10 allgemein ein System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit gemäß der vorliegenden Erfindung, das an eine Telephonleitung 12 angeschlossen ist. Das System 10 umfaßt einen einen Mikroprozessor und eine Peripherielogik enthaltenden Abschnitt 14 sowie eine Tonaufzeichnungsvorrichtung 16 wie etwa ein Bandaufzeichnungsgerät, das unter der Steue­ rung des Mikroprozessorabschnitts 14 arbeitet. Der Mikro­ prozessorabschnitt 14 besitzt einen Eingang 18, der über einen eine Leitungsschnittstelle und eine Leitungszu­ stand-Erfassungseinrichtung enthaltenden Abschnitt 20 an die Telephonleitung 12 angeschlossen ist. Vom Leitungs­ schnittstellenabschnitt 20 wird über eine Leitung 22 an die Aufzeichnungsvorrichtung 16 ein Sprachsignal gelie­ fert. Der Mikroprozessorabschnitt 14 enthält eine Zeitge­ bereinrichtung, die die Dauer eines Gesprächs mißt, das mit einem angerufenen oder anrufenden Telephonapparat, der mit der Telephonleitung 12 verbunden ist, geführt wird.

Das System 10 enthält ferner eine Signalerzeugungsein­ richtung in Form eines Generators 24 für synthetische Sprache, dessen Ausgangssignal über eine Leitung 26 zur Aufzeichnungsvorrichtung 16 sowie über eine Leitung 30 an einen Summer 28 geliefert wird. Der Zweck des Summers 28 besteht darin, an den Benutzer des Systems 10 ein Tonsi­ gnal (das vom Generator 24 für synthetische Sprache er­ zeugt wird) auszugeben, falls dies gewünscht wird. Eine Daten- und Sprachleitung 32 führt von der Aufzeichnungs­ vorrichtung 16 zu einem Eingangsanschluß (für Daten) des Mikroprozessorabschnitts 14 sowie über einen Verstärker 34 zu einem Lautsprecher 36. Eine Datenausgangsleitung 38 führt vom Mikroprozessorabschnitt 14 zur Aufzeichnungs­ vorrichtung 16. Ein Systembus 40 verbindet den Mikropro­ zessorabschnitt 14 mit dem Leitungsschnittstellenab­ schnitt 20, dem Generator 24 für synthetische Sprache und einer Anzeigevorrichtung 42. Der Mikroprozessorabschnitt 14 steuert den Leitungsschnittstellenabschnitt 20, die Aufzeichnungsvorrichtung 16, den Verstärker 34 und den Generator 24 für synthetische Sprache über eine Steuer­ leitung 44. Schließlich enthält das System ein Tastenfeld 46 für die Eingabe von Daten in den Mikroprozessorab­ schnitt 14.

Unter bestimmten Umständen enthält der den Mikroprozessor und die Peripherielogik umfassende Abschnitt 14 eine Schnittstelleneinrichtung, die das System 10 mit einer Buchungsstelle verbindet, die es beispielsweise ermög­ licht, dem Mandanten den Betrag direkt in Rechnung zu stellen.

Der Mikroprozessorabschnitt 14 enthält eine Datenverar­ beitungseinrichtung, die wenigstens eine der folgenden Arten von Daten, vorzugsweise jedoch alle diese Arten von Daten bereitstellt:

• a) die gewählte Nummer, wenn ein Anruf vom Telephonappa­ rat erfolgt;
• b) die Kosten des Telephonanrufs (d. h. die Kosten, mit denen der Benutzer durch das Telephonnetzunternehmen belastet wird);
• c) das Datum des Telephonanrufs; und
• d) die Tageszeit des Telephonanrufs.

Der Generator 24 für synthetische Sprache stellt diese Daten in Form synthetisierter Sprache zur Verfügung, die von der Aufzeichnungsvorrichtung 16 aufgenommen wird.

Vorteilhaft enthält die Datenverarbeitungseinrichtung außerdem eine Recheneinrichtung, die anhand einer vorge­ gebenen Funktion der Dauer des Telephongesprächs den Geldbetrag errechnet, der dem Mandanten oder Kunden in Rechnung gestellt werden soll.

Der Mikroprozessorabschnitt 14 enthält außerdem eine Schaltanordnung, die auf die folgende Weise betätigt werden kann:

• a) Einschalten der Aufzeichnungsvorrichtung 16 bei Be­ ginn des Anrufs, wenn der Hörer des Telephonapparats abgenommen wird;
• b) Ausschalten der Aufzeichnungsvorrichtung 16 nach Ablauf einer ab dem Einschalten verstrichenen, wähl­ baren, vorgegebenen Zeitperiode;
• c) erneutes Einschalten der Aufzeichnungsvorrichtung 16 am Ende des Telephongesprächs, wenn der Hörer aufge­ legt wird, um das synthetisierte Sprachsignal aufzu­ zeichnen; und
• d) erneutes Ausschalten der Aufzeichnungsvorrichtung 16 nach der Aufzeichnung des synthetisierten Sprachsi­ gnals.

Das System kann mit einem Tischcomputer (Personalcomputer), der in Fig. 2 mit dem Bezugszeichen 11 bezeichnet ist, entweder als getrennte Einheit oder als integraler Bestandteil desselben verbunden sein. Die Information bezüglich der Gesprächsdauer, der Telephon­ nummer und der Kosten des Telephonanrufs können dem Per­ sonalcomputer 11 zugeführt werden und, falls gewünscht, auf dem Monitor 15 des Personalcomputers angezeigt wer­ den, wobei in den Computer 11 der Name des Teilnehmers und die in Frage stehende Angelegenheit eingegeben werden können. In diesem Fall werden im Sekretariat die vorher aufgezeichneten Abschnitte mit den einleitenden Bemerkun­ gen der Telephongespräche abgehört, woraufhin der Name des Teilnehmers und die in Frage stehende Angelegenheit über die Tastatur 17 des Computers eingegeben werden und die eingegebenen Daten zusammen mit den bereits am Moni­ tor 15 angezeigten Daten angezeigt werden. Die auf das Telephongespräch bezogenen Daten werden somit durch die in den Personalcomputer 11 eingegebene Information ver­ vollständigt und im Massenspeicher des Computers und/oder auf einem Ausdruck gesichert. Der gleiche Zweck wird auch erreicht durch die Speicherung der Daten und der Sprach­ aufzeichnung auf einer Diskette, die anschließend vom System zum Personalcomputer befördert wird, in den in diesem Fall ein Lautsprecher eingebaut ist. Der gleiche Zweck kann ferner auch dadurch erzielt werden, daß das System in Form einer gedruckten Schaltungskarte oder einer spezifischen Slot-Karte 10 verwirklicht wird, die in einen Erweiterungs-Slot (wie in Fig. 2 gezeigt) des Personalcomputers 11 eingesteckt werden kann, so daß das System einen integralen Bestandteil des Computers 11 bildet, der an das Telephon angeschlossen wird. Der glei­ che Zweck kann in einer etwas anderen Form auch mittels einer Spracherkennungstechnologie erzielt werden, die die Sprachkommunikation direkt in Text umsetzen kann. Falls die verwendete Spracherkennungseinrichtung nur die Stim­ men bestimmter Personen erkennen kann, kann das System so beschaffen sein, daß nur die Stimme der Person, in deren Büro sich das System befindet, direkt in Text umgesetzt werden kann. Dieser Text sollte ausreichend viele Einzel­ heiten liefern, um die andere Person und die in Frage stehende Angelegenheit zu identifizieren.

Das System 10 kann unter bestimmten Umständen als inte­ graler Bestandteil in einen Telephonapparat 50 eingebaut sein (siehe Fig. 2).

Claims (14)

1. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit, das an einen Telephonapparat (50) angeschlossen werden kann, dadurch gekennzeichnet, daß es enthält:
eine Zeitgebereinrichtung (14), die die Dauer eines Telephonanrufs ermittelt, der von dem Telephonappa­ rat (50) ausgeht oder bei diesem ankommt,
eine Signalerzeugungseinrichtung (24), die auf­ grund der Zeitgebereinrichtung (14) betätigt werden kann, um ein dieser Dauer entsprechendes zeitbezogenes Signal zu erzeugen, und
eine Tonaufzeichnungsvorrichtung (16), die auf einem Aufzeichnungsmedium eine Tonaufzeichnung einer Sprachkommunikation erzeugt, welche während eines Teils des Telephongesprächs stattfindet; und daß
die Tonaufzeichnungsvorrichtung (16) an die Si­ gnalerzeugungseinrichtung (24) angeschlossen ist, um auf das Aufzeichnungsmedium das zeitbezogene Signal aufzu­ zeichnen.

2. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß von der während des Telephongesprächs stattfin­ denden Sprachkommunikation nur der einleitende Abschnitt aufgezeichnet wird.

3. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß die Signalerzeugungseinrichtung einen Generator (24) für synthetische Sprache enthält, der ein zeitbezo­ genes Signal in Form eines synthetisierten Sprachsignals erzeugt, das anschließend nach Beendigung des Telephonge­ sprächs auf das Aufzeichnungsmedium aufgezeichnet wird.

4. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, daß die Signalerzeugungseinrichtung (24) außerdem eine Datenverarbeitungseinrichtung enthält, die Daten bezüglich einer oder mehrerer der folgenden Arten von Informationen erzeugt:

• a) die gewählte Nummer, wenn der Anruf vom Telephon­ apparat (50) ausgeht,
• b) die Kosten des Telephongesprächs,
• c) das Datum des Telephongesprächs und
• d) die Tageszeit des Telephongesprächs,

wobei der Generator (24) für synthetische Sprache so beschaffen ist, daß er diese Daten in Form synthetisier­ ter Sprache bereitstellt, die auf das Aufzeichnungsmedium aufgezeichnet werden kann.

5. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, daß die Datenverarbeitungseinrichtung eine Rechenein­ richtung enthält, die in Abhängigkeit von einer vorgege­ benen Funktion der Dauer des Telephongesprächs den Geld­ betrag berechnet, der einem Mandanten oder Kunden in Rechnung gestellt werden soll.

6. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit nach Anspruch 4 oder 5, gekennzeichnet durch eine Schaltanordnung (14), die folgendermaßen arbeitet:

• a) Einschalten der Tonaufzeichnungsvorrichtung (16) bei Beginn des Gesprächs oder nach Verstreichen eines vorgegebenen Zeitintervalls nach dem Beginn des Gesprächs,
• b) Ausschalten der Tonaufzeichnungsvorrichtung (16), sobald ab dem Einschalten ein vorgegebenes Zeit­ intervall verstrichen ist,
• c) erneutes Einschalten der Tonaufzeichnungsvorrich­ tung (16) am Ende des Telephongesprächs, um das synthetisierte Sprachsignal aufzuzeichnen, und
• d) erneutes Ausschalten der Tonaufzeichnungsvorrich­ tung (16), wenn das synthetisierte Sprachsignal aufgezeichnet worden ist.

7. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Schaltanordnung (14) so betätigt werden kann, daß sie die Tonaufzeichnungsvorrichtung (16) einschaltet, wenn der Hörer des Telephonapparats (15) abgehoben wird, und die Tonaufzeichnungsvorrichtung (16) erneut einschal­ tet, wenn der Hörer aufgelegt wird, um das synthetisierte Sprachsignal aufzuzeichnen.

8. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit nach einem der Ansprüche 4 bis 7, gekennzeichnet durch eine Programmiereinrichtung, mit der die Daten­ verarbeitungseinrichtung (14) programmiert werden kann.

9. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit nach einem der Ansprüche 1 bis 8, dadurch gekennzeichnet, daß die Tonaufzeichnungsvorrichtung (16) ein Bandauf­ zeichnungsgerät ist.

10. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit nach einem der Ansprüche 1 bis 9, dadurch gekennzeichnet, daß die Tonaufzeichnungsvorrichtung (16) eine digita­ le Aufzeichnungsvorrichtung ist.

11. System zum Aufzeichnen der Telephongesprächszeit nach einem der Ansprüche 1 bis 10, gekennzeichnet durch eine Schnittstelleneinrichtung, die das System mit einer Buchungsstelle verbindet.

12. Computersystem (11), gekennzeichnet durch ein System (10) zum Aufzeichnen der Telephonge­ sprächszeit nach einem der Ansprüche 1 bis 11.

13. Telephonapparat (50), gekennzeichnet durch ein System (10) zum Aufzeichnen der Telephonge­ sprächszeit nach einem der Ansprüche 1 bis 11.