WO2000016215A1

WO2000016215A1 - Appareil d'examen de documents, systeme d'examen de documents et support d'enregistrement exploitable par ordinateur et servant a memoriser des programmes permettant d'exploiter des ordinateurs en tant qu'appareils d'examen de documents

Info

Publication number: WO2000016215A1
Application number: PCT/JP1998/004059
Authority: WO
Inventors: Tadashi Ohashi
Original assignee: Fujitsu Limited
Priority date: 1998-09-10
Filing date: 1998-09-10
Publication date: 2000-03-23
Also published as: JP4034037B2; US20010010329A1; US6796486B2

Description

明細書書面審議装置および書面審議システム、並びにコンピュータを書面審議装置として動作させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体技術分野

この発明は、書面の審議をネットワークを利用して行うための書面審議装置および書面審議システムと、通信機能を有するコンピュータをそのような書面審議装置として動作させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。背景技術

近年の通信技術の進歩に伴レ、、郵便等で印刷物を授受することにより行っていた事務処理を、ネットワークを介して電子的な文書を送受信することにより行うことが盛んに試みられるようになってきている。例えば、特開平 8— 1 4 7 3 8 1号公報には、金融業等における融資の審査書類等に関する審査、承認を、通信ネットワークを利用して電子的に処理するための審査業務支援システムが開示されている。また、特開平 8— 4 6 6 3 7号公報には、書類の回覧を、電子メールによつて実現するための電子メ一ル転送処理方式が提案されている。

さらに、特開平 7— 2 0 0 5 5 2号公報には、通信ネットワークで接続された複数のコンピュータで並行して一^ 3の文書を作成するための共同文書作成システ厶が開示されている。

上記した各公報に記載の技術を利用すれば、各種の処理、作業を、効率的に、また、確実に行うことができることになる。例えば、製造業等で行われている作業の中に、書面審議と一般に呼ばれている作業がある。書面審議は、規格等に関する文書等を発行又は訂正する場合に行われる作業であるため、まず、審議されるべき文書がワードプロセッサ等を用いて作成（修正）される。また、その文書を発行（訂正）するに至った経緯、趣旨等を記載したレポートも作成され、第 1 9図中に模式的に示してあるように、それらの複写物が郵便により関連部門に配布される。複写物が配布された各関連部門は、その内容について審議を行い、審議結果を記した回答を、文書の作成元（審議依頼者）に送付する。審議依頼者は、受け取った複数の回答を分析し、その分析結果に応じて文書に修正を加え、その修正後の文書が正式な文書となる。

この書面審議において、郵便が用いられている部分に、上記した各公報に記載の技術を適用すれば、より高速に書面審議を行えることになる。

しかしながら、そのように構成されたシステムは、書類（文書）を授受するために必要とされていた時間が電子化によって短縮されたシステムに過ぎない。従つて、さらに、効率的に書面審議が行えるシステムが望まれる。

従って、本発明は、極めて効率的に書面審議が行えるネットワークシステムを構築することができる書面審議装置およびコンピュー夕を書面審議装置として動作させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを第 1の目的としている。

また、本発明は、ネットワークを介して接続された複数の装置のそれぞれにおいて極めて効率的に書面審議が行える書面審議システムを提供することを第 2の目的としている。発明の開示

本発明の第 1の態様にかかる書面審議装置は、他の機器との間で通信を行うための、ネットワークに接続される通信手段と、記憶手段と、通信手段によって受信された情報の内容に基づき、その情報が審議されるべき審議文の審議結果を保持した情報であるか否かを判断する判断手段と、判断手段によって審議文の審議結果を保持した情報と判断された情報を、審議結果情報として記憶手段に格納する格納制御手段と、記憶手段内に所定数の審議結果情報が記憶されたときに、それらの審議結果情報に基づき、一つの審議結果情報を生成する生成手段と、を備元ている。

すなわち、この第 1の態様にかかる書面審議装置にあっては、審議文に関する審議結果を保持した審議結果情報をネットワークを介して収集する機能と、収集した審議結果情報から一つの審議結果情報を生成する機能とを有する。このため、本書面審議装置をネットワークに接続すれば、審議結果が記された書類を授受するために必要とされていた時間のみならず、当該書類の分析に必要とされていた時間をも短縮した形で、すなわち、きわめて効率的な形で書面審議が行えることになる。

また、本発明の第 2の態様にかかる書面審議装置は、他の機器との間で通信を行うための、ネットワークに接続される通信手段と、その内容が複数の審議者によって審議されるべき書面である審議文を記憶する第 1記憶手段と、第 2記憶手段と、通信手段によって受信された情報の内容に基づき、その情報が審議文の審議結果を保持した情報であるか否かを判断する判断手段と、この判断手段によつて審議文の審議結果を保持した情報と判断された情報を、審議結果情報として第 2記憶手段に格納する格納制御手段と、第 2記憶手段内に複数の審議者からの審議結果情報が記憶されたときに、それらの審議結果情報に関する統計デ一夕を作成する作成手段と、作成手段によって作成された統計データを用いて、第 1記憶手段内に記憶された審議文の内容を更新する更新手段と、を備えている。

すなわち、この第 2の態様にかかる書面審議装置にあっては、審議文に関する審議結果を保持した審議結果情報をネットワークを介して収集する機能と、収集した審議結果情報に対して統計的な処理を施した統計データを作成する機能と、作成した統計デー夕を用し、て審議分の内容を更新する機能とを有する。この書面審議装置をネットワークに接続しても、審議結果が記された書類を授受するために必要とされていた時間のみならず、当該書類の分析に必要とされていた時間をも短縮できるので、きわめて効率的な形態で書面審議を行うことができる。本発明の第 2の態様にかかる書面審議装置を構成する際には、通信手段を用いて、複数の審議者のそれぞれに対して、審議されるべき審議文が第 1記憶手段に記憶されている旨を通知する通知手段と、アドレス情報を含む所定フォーマツトの情報が通信手段によって受信された際に、当該ァドレス情報で識別される機器に対して、通信手段を用いて、第 1記憶手段に記憶されている審議文に相当する情報を送信する送信手段とを付加することができる。

このように構成された書面審議装置をネットワークに接続すれば、一部の審議者（例えば、審議文の内容の正否が直接的に関係しない審議者）によって、審議文をネットワークを介して取得する作業が行われていない状態で書面審議を終了させることができることになる。何故ならば、審議文の内容の正否が直接的に関係しない審議者は、通知手段による通知を受けた段階で、審議結果情報を送信することが可能であるからである。そして、その結果として、本書面審議装置を用いれば、限られたネットワークリソースを効率的に利用する形で書面審議を行うことができる。

また、第 2の態様にかかる書面審議装置を構成するに際して、文字情報を表示するための表示手段と、指示を入力するための入力手段とを付加するとともに、更新手段として、第 1記憶手段内に記憶されている審議文の内容を、作成手段によつて生成された統計デー夕を用いた場合の更新結果がわかる形態で、表示手段に表示させる表示制御手段と、表示制御手段によって表示制御が行われている間に入力手段に対して入力された指示に基づき、第 1記憶手段内に記憶されている審議文の内容を更新する内容更新手段とを含むものを採用しても良い。さらに、表示手段等を付加する場合には、作成手段で作成された統計デー夕に基づし、たグラフを、表示手段に表示させる第 2表示制御手段を付加して、第 2の態様にかかる書面審議装置を実現することもできる。

すなわち、完全に自動的に審議文の修正が行われるのではなく、対話形式で、操作者の確認を受けた上で審議文の修正が行われるように書面審議装置を構成しても良い。そして、その確認作業を容易なものとするために、審議結果情報の統計データの内容を表すグラフが表示されるように書面審議装置を構成することもできる。そして、本発明の書面審議装置を複数台、ネットワークを介して相互に接続することによってシステムを構築すれば、それぞれの書面審議装置において極めて効率的 (こ書面審議が行える書面審議システムが得られることになる。

なお、本発明にかかる書面審議装置は、専用の装置として構成（実現）しても良いことは当然であるが、所定のプログラムが記録されたコンピュータ読み取り可能な記録媒体によって、一般的なコンピュータを上記したような機能を有する書面審議装置として動作させることもできる。図面の簡単な説明

第 1図は、本発明の一実施の形態にかかる書面審議装置を用いて構築される書面審議システムの概略構成図であり、第 2図は、実施の形態にかかる書面審議装置が保持する審議者情報テーブルの説明図であり、第 3図は、実施の形態にかかる書面審議装置内に用意される審議依頼文の説明図であり、第 4図は、書面審議装置内に用意される回答フォーマツトの説明図であり、第 5図は、実施の形態にかかる書面審議装置の動作手順（書面審議依頼メールを送出するまで）を示すフローチャートであり、第 6図は、審議者端末等のディスプレイに表示される審議文の説明図であり、第 7図は、書面審議依頼メールを受信した審議者端末において行われる作業手順の一例を示したフローチャートであり、第 8図は、書面審議装置から取得した審議文を利用して、審議者端末において作成される訂正文ファィルの説明図であり、第 9図は、書面審議装置から取得した回答フォーマツトを利用して、審議者端末において作成される回答文の説明図であり、第 1 0図は、書面審議処理実行中に E- mai lを受信した場合における実施の形態にかかる書面審議装置の動作手順を示すフローチャートであり、第 1 1図は、書面審議処理の一部として実行される督促処理を示すフローチャートであり、第 1 2図は、実施の形態にかかる書面審議装置の動作手順を示す、第 1 0図に続くフ π—チヤ一トであり、第 1 3図は、実施の形態にかかる書面審議装置が作成する訂正要文節テーブルの説明図であり、第 1 4図は、実施の形態にかかる書面審議装置の動作手順を示す、第 1 2図に続くフローチャートであり、第 1 5図は、実施の形態にかかる書面審議装置が表示する審議文修正用画面の構成要素である審議文修正領域の説明図であり、第 1 6図は、実施の形態にかかる書面審議装置が表示する審議文修正用画面の構成要素として使用されることがあるグラフの説明図であり、第 1 7図は、実施の形態にかかる書面審議装置が表示する審議文修正用画面の構成要素として使用されることがあるグラフの説明図であり、第 1 8図は、実施の形態にかかる書面審議装置の動作手順を示す、第 1 4図に続くフローチャートであり、第 1 9図は、書面審議作業の内容を説明するための模式図である。発明を実施するための最良の形態

本発明をより詳細に詳述するために、添付の図面に従ってこれを説明する。本発明による書面審議装置は、発行、訂正された規格等の文書に対する書面審議を行うための装置であり、第 1図に模式的に示してあるように、本発明の一実施の形態にかかる書面審議装置 1 0は、それぞれ、審議者が使用している端末である複数台の審議者端末 2 0とネットワークを介して接続される。なお、書面審議装置 1 0は、 WWWサーバとして使用可能なコンピュータに、いくつかのプログラムを追加したものであるので、そのハ一ドウヱァ構成の説明は省略することにする。

書面審議装置 1 0を用いて書面審議を行う際には、操作者によって、書面審議装置 1 0の記憶装置 1 1内に、審議者情報テーブル（図示せず）、審議文、審議依頼文、回答フォーマツト、督促文（図示せず）が用意される。

審議者情報テーブルは、審議者に関する情報を保持したテーブルである。第 2 図に示したように、審議者情報テーブルは、審議者（審議部門）の名称（事業部名および代表者名）に対して、 E- mai l (電子メール）アドレスと審議ウェイトクラスとが設定されたテーブルとなっている。

審議文は、書面審議が行われるべき、発行あるいは訂正された規格等の電子的文書である。審議文の詳細については後述する。審議依頼文は、各審議者に対して出される書面審議依頼メールの内容として使用される電子的文章である。審議依頼文としては、第 3図に示したように、締切日と U R L (Uni form Resource し o cator)とを含むものが用意される。回答フォーマツトは、審議文が発行、訂正に至った理由等が示された部分と、審議者が審議文に対する審議結果を書き込む（キ一ボード入力する）ための雛形として使用される部分とからなる電子的文書である。回答フォーマツトとしては、例えば、第 4図に示したようなものが用意される。督促文は、審議依頼に答えていない審議者に対して、督促処理（詳細は後述）において送出される督促メールの内容となる電子的文書である。

なお、審議依頼文、回答フォーマツト、督促文は、新たな審議文が発生する度 (書面審議毎）に用意されるものであるが、審議者情報テーブルは、書面審議毎に用意されるのではなく、通常は、書面審議装置 1 0の運用開始時に用意されたものが各書面審議時に利用される。また、操作者による審議文等の用意は、いわゆる、エディタソフトを利用して行われる。

操作者は、審議文等を用意した後、書面審議装置 1 0に対して所定の操作を行う。当該操作がなされたことを検出した書面審議装置 1 0は、第 5、 1 0〜1 2 、 1 4、 1 8図に示した処理（以下、書面審議処理と表記する）の実行を開始する。

すなわち、書面審議装置 1 0は、まず、第 5図に示してあるように、操作者から、審議文を特定する審議文識別情報や、締切日時、 U R L等の入力を受ける（ステップ S 1 0 1 ) 。このステップで入力される締切日時、 U R Lは、それぞれ、審議依頼文に記載されているものと同じものである。

その後、書面審議装置 1 0は、入力された審議文識別情報で特定される審議文を構成する各文章の各文節に文節番号（詳細は後述）を付与する処理を行う（ステツプ S 1 0 2 ) 。つぎに、書面審議装置 1 0は、文節番号が付与された審議文並びに回答フォーマツ卜がステップ S 1 0 1で入力された U R Lで読み出せるように、審議文、回答フォーマツトを WWWサーバ（自装置）に登録する（ステツプ S 1 0 3 ) 。すなわち、 W e bブラウザを備える装置に対する操作（ブラウザの起動並びに U R Lの入力等）により、当該装置のディスプレイ上に、第 6図に示したような文節番号が付与された審議文や、第 3図に示したような回答フォ一マツ卜が表示できるようにする。なお、第 6図において、文章を構成する各文節の上方に示されている括弧付き数値が、ステップ S 1 0 2で付与された文節番号であ。

そして、書面審議装置 1 0は、督促処理を起動する（ステップ S 1 0 4 ) 。詳細については後述するが、ステップ S 1 0 1で入力されている締切日時は、この督促処理が利用する情報となっている。

督促処理の起動後、書面審議装置 1 0は、審議者情報テーブル（第 2図参照）に記憶されている E- mai lアドレスを用いて、審議依頼文（第 3図参照）を内容とした E- mai lである書面審議依頼メール（以下、単に、依頼メールとも表記する）を各部門長へ送出（ステップ S 1 0 5 ) し、書面審議処理を一時中断する。すなわち、書面審議装置 1 0は、書面審議処理が中断中であることを認識している状態であって、他の処理を実行可能な状態に移行する。

この依頼メールが審議者端末 2 0に受信されると、審議者は、書面審議装置 1 0に返送する回答メールを作成するための作業を、審議者端末 2 0にインスト一ルされているソフト（ブラウザソフト、メーラーソフト等）を利用して行う。この作業は、例えば、第 7図に示した手順で行われる。

すなわち、依頼メールの受信により審議を行わなければならない文書（審議文 ) の存在を認識した審議者は、依頼メールに記載されている U R Lを用いて、書面審議装置 1 0が保持している審議文等の内容を参照し、その内容を審議する（ステップ S 2 0 1 ) 。そして、その結果、訂正を要すると判断した場合（ステツプ S 2 0 2 ； Y E S ) 、審議者は、訂正を要する審議文の各ページと回答フォーマツトをダウンロード（ステップ S 2 0 3 ) し、原文および訂正文を設定した訂正文ファイルを作成する（ステップ S 2 0 4 ) 。

なお、書面審議装置 1 0は、第 8図に示したようなファイルを訂正文ファイルとして取り扱うように構成されている。このため、審議者は、ダウンロードした審議文のページデータから、必要なデータ（訂正を要する原文、当該原文を含む段落の段落番号）を抽出する。そして、抽出したデ一夕に、文節単位の訂正案からなる訂正文を付加することによつて訂正文フアイルを作成する。

また、審議者は、回答フォーマツトを基にして、訂正要を選択し、必要な情報を設定した回答文を作成する（ステップ S 2 0 5 ) 。すなわち、第 4図に示した回答フォーマツ卜の後半部分を利用して、第 9図に示したように、訂正要否を " 2 " とした回答文を作成する。また、審議文となっている文書を読むうえで参考となる規格が、審議文の関連規格欄（第 6図参照）に記載されている規格以外にもあった場合には、 "参考規格" 欄に、その識別情報を記入しておく。さらに、審議文中に、条例や規格に抵触するような記載を見いだした場合には、 "抵触規定" 欄に、当該記載が存在する文節識別子と、抵触する規定の名称（条文番号等 ) を記入する。また、 "訂正文の評価" 欄に、訂正文ファイル内の訂正文についての自己評価結果（ 1 0 0点満点で何点か）を記入しておく。

そして、審議者は、各種の情報を記入したその回答文を、訂正文ファイルを添付ファイルとした E-mai lで、審議依頼元に送信（ステップ S 2 0 6 ) し、作業を終了する。

一方、審議の結果、訂正を要しない（原文のままで良い）と判断した場合（ステツプ S 2 0 2 ； Y E S ) 、審議者は、回答フォーマツトをダウン口一ド（ステップ S 2 0 7 ) し、その回答フォーマツトを利用して、訂正不要を選択した（訂正要否を " 1 " とした）回答文を作成する（ステップ S 2 0 8 ) 。そして、その回答文を E-mai lで審議依頼元に送出（ステップ S 2 0 9 ) し、作業を終える。なお、実施の形態にかかる書面審議装置 1 0が用いられたシステムで、審議者が行うべき作業は回答メールを送出することであるので、審議者の作業手順は、この図に示したものに限られない。例えば、審議者は、審議文等をダウンロードした後に、審議を行っても良いし、また、ステップ S 1 0 1において回答フォーマツトだけを見て（審議文が発行、訂正に至った理由等が示された部分だけを見て）、ステップ S 2 0 7以降の処理を実行しても良い。つぎに、依頼メールの送出の完了後、回答メールの収集が完了するまでの間における書面審議装置 1 0の動作を説明する。

既に説明したように、依頼メールの送出完了時、書面審議装置 1 0は、書面審議処理が中断中であることを認識した状態にある。このような状態で E- mai 1の受信を検出した際、書面審議装置 1 0は、受信した E- mai lを記憶装置 1 1内に格納すると共に、第 1 0図に示してあるように、その E- mai lが回答メールであるか否かを判断（ステップ S 3 0 1 ) する。なお、書面審議装置 1 0は、 E- mai lが回答メールであるか否かの判断を、その E-mai lの内容と回答フォーマツトに含まれている雛形との適合性（件名が一致しているか等）を検査することによって行うように構成されている。

当該検査の結果、受信した B- mai lが回答メールでないと判断した場合（ステツプ S 3 0 1 ； Y E S ) 、書面審議装置 1 0は、他の処理を実行できる状態に戻る o 一方、受信した E- mai lが回答メールであると判断した場合（ステップ S 3 0 1 ； Y E S ) 、書面審議装置 1 0は、全数の回答メールの受信が完了したか否かを判断する（ステップ S 3 0 2 ) 。すなわち、依頼メールを送った全ての審議者からの回答メールが得られているか否かを判断する。

そして、全数の受信が完了していなかった場合（ステップ S 3 0 2 ; N O) には、他の処理を実行できる状態に戻る。また、全数の受信が完了していた場合（ステップ S 3 0 2 ； Y E S ) には、督促処理を停止させるための処理（ステップ S 3 0 3 ) を行ってから、第 1 2図に示した処理を開始する。

ここで、督促処理を説明しておく。

第 1 1図に示したように、督促処理は、タイムアウトが発生した際（ステップ S 4 0 1 ； Y E S ) に、回答メールが受信されていない各部門長に督促メールが送信され（ステップ S 4 0 2 ) 、その後、次回のタイムァゥト時刻が再設定される（ステップ S 4 0 3 ) 処理となっている。

そして、書面審議装置 1 0は、ステップ S 1 0 4 (第 5図参照）における督促処理の起動時には、ステップ S 1 0 1で入力された締切日時がタイムァゥト時刻として指定するように構成されている。また、ステップ S 4 0 3におけるタイムァゥト時刻の算出は、現在設定されているタイムァゥト時刻に予め与えられている時間（例えば、 2 4時間）を加算することにより行われている。そして、上述したように、督促処理は、回答メールの収集完了時に停止されるので、結局、書面審議装置 1 0は、締切日時を過ぎても回答メールを送出してきていない審議者があった場合、回答メールが得られるまで、督促メールを繰り返し送出する装置として動作することになる。

以下、書面審議装置 1 0の、収集した回答に対する処理手順を説明する。

書面審議装置 1 0カ、回答に対して行う処理は、回答に記載されている情報を統計的に整理した情報（一種のデータベース）を作成する処理と、作成した情報に基づき原文を修正するための処理とが含まれる。

まず、第 1 2図を用いて、前者の処理時における書面審議装置 1 0の動作を説明する。

依頼メールを送った全ての審議者からの回答メールが得られた場合（図 1 0参照）、書面審議装置 1 0は、第 1 2図に示してあるように、まず、審議文の最初の文節を処理対象文節とする（ステップ S 3 2 0 ) 。例えば、審議文が第 6図に示したものであった場合、書面審議装置 1 0は、第 1章の文節番号（ 1 ) の文節 "A会社情報処理部門内の" を処理対象文節とする。

そして、書面審議装置 1 0は、訂正要否データ、関連規定欄に記載されている情報、評価点欄に記載の評価点を各回答から読み出すとともに、各回答に割り当てられている審議ウェイトクラスを読み出す（ステップ S 3 2 1 ) 。つぎに、書面審議装置 1 0は、訂正を要するとされている（訂正要否データが " 2 " となつている）各回答の中から、処理対象文節に関する情報を探索する（ステップ S 3 2 2 ) 。すなわち、書面審議装置 1 0は、抵触規定欄に記載されている情報の中から、処理対象文節が関係している情報を探索するとともに、訂正文ファイルの訂正文欄に記載の情報の中から、処理対象文節に対応づけられている文字情報（訂正案）を探索する。そして、処理対象文節が規格等に抵触していることを指摘する情報が探索できなかった場合（ステップ S 32 3 ; NO) 、書面審議装置 1 0は、抵触フラグを "0" であるとして（ステップ S 32 6 ) 、処理対象文節に関する同意率（詳細は後述）の算出を行う（ステップ S 32 7) 。つぎに、書面審議装置 1 0は、算出した同意率と予め与えられた指定値との大小関係の判断を行い、算出した同意率が指定値未満であった場合（ステップ S 328 ; NO) 、処理対象文節の訂正案に関する各種評価値（詳細は後述）を算出する（ステップ S 3 2 9 ) 。そして、ステップ S 3 22以降の処理で取得した処理対象文節についての各種情報を、訂正要文節テーブルに記憶する（ステップ S 3 3 0 ) 。その後、審議文に含まれている全文節の処理が完了したか否かを判断し、完了していなかった場合（ステップ S 3 3 1 ； NO) には、処理対象文節をつぎの文節に変更（ステップ S 3 3 2) し、ステップ S 322に戻り、その新たな処理対象文節に関する処理を開始する。

ここで、ステップ S 326〜3 3 0の動作のさらに具体的な説明を行うことにする。

本装置では、同意率、各種評価値として、各回答に記載された情報に応じた数値に、審議ウェイトクラスに応じた重みを付けて算出した平均値が用いられている。すなわち、本装置では、審議ゥヱイトクラス "A" 〜 "E" に、それぞれ、 " 1 " 〜 " 0. 2 " の " 0. 2" 間隔の数値が対応づけられており、審議者 1、 2、 ···、 nが指定した値 χ,、 χ₂、 ···、 χ _η からある評価値（含む同意率） Xを算出する際には、審議者 η に対して与えられている審議ゥヱイトクラスに対応する数値ひ 1 、 a 2 、 ·'·、 _n を用いて、（《1 · Χι+ a ₂ · x₂十 …十 _n · x _n ) Z( αι + α₂+···+ _n ) により、評価値 Xが算出される。

例えば、ステップ S 327における同意率の算出は、処理対象文節に対する訂正案を示している回答に対する Xとして、 " 1 0 0" を、処理対象文節に対する訂正案を示していないとして回答（訂正が不要であるとしている全ての回答と訂正が必要であるとしているいくつかの回答からなる）に対する Xとして " 0" を用いて行われるようになつている。そして、このようにして算出された同意率が

、予め定められた指定値（たとえば、 9 0 ) 以上である処理対象文節については修正を行わないこととしているので、修正時に利用される情報を算出、記憶するためのステップであるステップ S 3 2 9 , 3 3 0を実行させていないのである。また、ステップ S 3 2 9で算出される評価値は、書面審議装置 1 0に処理対象文節についての複数種類の訂正案の中から一^ 3の訂正案を選択させるために用いられる情報と、操作者にその選択が正しいことを視覚的に確認させるために用いられる情報とに大別されている。

前者の情報としては、処理対象文節に対する各訂正案ごとの同意分率（重み付き割合）があり、後者の情報としては、訂正案の文法、構成、論理性、解釈度の各観点からの評価値（重み付き平均）等がある。

各情報（同意分率、評価値）の具体的な利用手順に関しては後述する力、同意分率の算出は、同意率の算出と同様の手順で行われる。例えば、処理対象文節に対する訂正案が 3種（訂正案 A、 B、 C ) 存在していた場合、訂正案 Aについての同意分率は、訂正案 Aを示している回答に対する Xとして " 1 0 0 " を、訂正案 B, Cを示している回答に対する Xとして " 0 " を用いて算出される。訂正案 B、 Cについての同意分率も同様の手順で算出される。

また、各訂正案の文法等の観点からの評価値も同様の手順で算出される。たとえば、訂正案 Aの文法に関する評価値は、訂正案 Aが記載されている各回答の、文法についての点数と審議ゥヱイトクラスとを用いて算出され、訂正案 Bについての文法に関する評価値が、訂正案 Bが記載されている各回答の、文法についての点数と審議ウェイトクラスとを用いて算出される。また、訂正案 Cについての文法に関する評価値が、訂正案 Cが記載されている各回答の、文法についての点数と審議ウェイトクラスとを用いて算出される。構成、論理性、解釈度についても、同様の算出が各訂正案について行われる。

さらに、訂正文に対する評価点が 0〜2 0、 2 1〜4 0 , 4 1〜6 0， 6 1〜 8 0、 8 l〜i 0 0である回答を、それぞれ、評価が "非常に悪い" 、 "悪い" 、 "普通" 、 "良い" 、 "非常に良い" 回答であるとして、同じ訂正案が示されている回答群ごとに、各評価に分類される回答の重み付き割合も求められる。そして、ステップ S 3 3 0では、探索した訂正案、算出した評価値が、必要なときに即座に読み出せるように、処理対象文節に対応づけられて記憶されている。具体的には、訂正要文節テーブルは、第 1 3図に示してあるように、処理対象文節についての、段落番号と文節番号とからなる文節識別子に対応づけて、処理対象文節にっレ、て取得した抵触フラグと訂正案とを記憶できるテ一ブルとなっている。また、図中に模式的に示してあるように、訂正要文節テーブルは、処理対象文節に関して各評価値（ [] 内の数値）をも記憶できるテーブルにもなつている。

第 1 2図に戻って、書面審議装置 1 0の動作の説明を続ける。

処理対象文節が規格等に抵触していることを指摘する情報が探索された場合（ステップ S 3 2 3 ； Y E S ) 、書面審議装置 1 0は、抵触フラグを " 1 " として (ステップ S 3 2 4 ) 、その回答に含まれていた規定名、条文番号、文節識別子等を抵触判断要情報テーブルに記憶する（ステップ S 3 2 5 ) 。この抵触判断要情報テーブルは、複数の回答の "抵触規定" 欄の内容を、重複しないように記憶するためのテーブルにすぎないので、その詳細の説明は省略する。そして、書面審議装置 1 0は、ステップ S 3 2 9に進み、上述した同意率が指定値未満であつた場合の処理と同じ処理を行う。

すなわち、規格等への抵触が指摘されている場合、同意率が如何に高い値であつても、実際に抵触しているかどうかを確認することが望ましい。このため、規格等への抵触が指摘されている場合、ステップ S 3 2 8をスキップするように書面審議装置 1 0を構成しているのである。

なお、規格等への抵触が指摘されているが、訂正案が示されていない（ステツプ S 3 2 2で処理対象文節に関する訂正案が探索されない）場合、ステップ S 3 2 9において評価値の算出は行われず、ステップ S 3 3 0において、訂正要文節テーブルに、抵触フラグの値が " ' で、訂正案が記憶されていないデータが記憶（登録）される（第 1 3図参照）。

以上のような処理を審議文を構成する全て文節に対して行ったとき（ステップ S 3 4 8 ； Y E S ) に、書面審議装置 1 0は、図示した処理を終了する。そして、書面審議装置 1 0は、第 1 4図に示した処理を開始する。

なお、フローチャートへの記載は省略してある力、第 1 4図に示した処理は、操作者が所定の操作を行ったときに開始される。すなわち、書面審議装置 1 0は、第 1 2図に示した処理の完了時、その旨を示す情報を、自身が備えるディスプレイ上に表示する。操作者は、当該情報により回答の収集が完了したことを認識し、所定の指示を入力し、当該指示の入力を検出したときに、書面審議装置 1 0 は、第 1 4図に示した処理を開始し、まず、訂正要文節テーブル内の最初の文節を処理対象文節とする（ステップ S 3 4 0 ) 。そして、訂正要文節テーブルに記憶されている抵触フラグに基づき、処理対象文節が抵触判断を必要とする文節であるか否かを判断する（ステップ S 3 4 1 ) 。

処理対象文節が抵触判断を必要とする文節でなかった場合（ステップ S 3 4 1 ； N O ) 、書面審議装置 1 0は、そのディスプレイに審議文修正用画面を表示する（ステップ S 3 4 4 ) 。一方、処理対象文節が抵触判断を必要とする文節であつた場合（ステップ S 3 4 1 ) 、書面審議装置 1 0は、抵触判断要情報テーブルから、処理対象文節の文節識別子に対応づけられて記憶されている規定名、条文番号等を読み出す（ステップ S 3 4 2 ) 。つぎに、読み出した規定名で識別される規定に関するデ一夕ベースあるいはサーバから、条文番号等で識別される条項に関する条文等の内容を読み出す（ステップ S 3 4 3 ) 。そして、読み出した情報を利用して、審議文修正用画面を表示する（ステップ S 3 4 4 ) 。

ステップ S 3 4 4でディスプレイに表示される審議文修正用画面には、ステツプ S 3 4 1で N O側に分岐した場合にディスプレイに表示される審議文修正用画面である文節修正用画面と、 Y E S側に分岐した場合にディスプレイに表示される審議文修正用画面である抵触判断修正用画面とがある。文節修正用画面と審議文修正用画面は、共に、審議文修正領域と名付けた領域を有する画面となっている。ただし、文節修正用画面は、審議文修正領域と共に、評価値を利用して描かれるグラフが表示される領域（ディスプレイの審議文修正領域以外の表示領域；以下、グラフ表示領域と表記する）を有する画面となっている力、抵触判断修正用画面は、グラフ表示領域に相当する領域に、ステップ S 3 4 3で読み出された抵触条文等の内容が表示される画面となっている。

審議文修正領域は、第 1 5図に模式的に示したように、原文が文節の区切りがわかる形態で示される原文表示ラインと、対応する訂正案が示される訂正案表示ラインのペアが幾つか含まれる領域となっている。また、そのサイズを変更することができる領域となっている。

この審議文修正領域の表示を行う際、書面審議装置 1 0は、処理対象文節を含む文に関する情報（文字列）を審議文から抽出し、原文表示ラインに表示する。また、書面審議装置 1 0は、原文表示ラインに表示した文節群のそれぞれについての訂正案を訂正要文節テーブルから抽出する。この際、訂正案が複数存在する文節に関しては、最も大きな同意分率が算出されている訂正案を抽出する。そして、抽出した各訂正案を、訂正案表示ライン内の、対応する文節の直下の位置に表示する。また、書面審議装置 1 0は、操作者が処理対象となっている文節を認識できるように、その時点において処理対象となっている文節とその訂正案を、他の部分とは異なる形態で表示する（図では、処理対象文節に、二重線枠を付してある）。

そして、表示すべき画面が文節修正用画面である場合には、このような審議文修正領域と共に、グラフ表示領域に、その時点において表示が指定されている各種のグラフ、例えば、第 1 6図に示したようなグラフや第 1 7図に示したようなグラフを表示する。

なお、第 1 6図に示してある各円グラフは、処理対象文節に関してその時点において表示されている訂正案を提案している回答に記載された文法等の 4つの観点のそれぞれにつレ、ての評価点を 5個の評価に分類した場合における、各評価の回答数の重み付き割合の円グラフである。また、第 1 7図に示したグラフは、訂正案の同意分率の円グラフであり、文節識別子 "4-2-8(3) " で特定される文節に関して提案されている訂正案に "制作に" と "製造に" と力あり、 "製造に" の同意分率が " 8 5 %" であることを示している。

このように、状況に応じた審議文修正用画面の表示後、書面審議装置 1 0は、操作者の指示入力を待機する状態（ステップ S 3 4 5 ) に移行する。

このステップで入力できる指示には、表示するグラフの種類、数の変更指示や、表示する訂正案の変更指示などがあり、書面審議装置 1 0は、入力された指示に応じた処理（ステップ S 3 4 6 ) を実行する。例えば、表示する訂正案の変更が指示された際には、処理対象文節に関して、訂正案表示ラインに表示する訂正案を、訂正要文節テーブル内に当該処理対象文節に対応づけて記憶されている他の訂正案に変更する。その際、書面審議装置 1 0は、第 1 6図に示したようなグラフ（処理対象文節が同じであれば、表示される訂正案が変わっても変更を必要としないグラフ（例えば、第 1 7図のグラフ）以外のグラフ）を表示していた場合には、その表示内容を、新たに表示する訂正案に則したものに変更する。また、書面審議装置 1 0は、グラフではなく、テーブルとして表示させる指示や、回答者に関する情報をグラフと共に、あるいは単独で表示させる指示も受け付けられるように構成されている（前述した訂正案の文法等の観点からの評価値は、この際に使用される）。さらに、訂正案をキーボードから入力するための機能も与えられており、訂正案が提案されていない場合などには、当該機能を用いて審議文の修正が行われる。

そして、所定の指示がなされたことを検出した際（ステップ S 3 4 5 ;つぎへ ) 、書面審議装置 1 0は、処理対象文節に関してその時点において表示されている訂正案で良レ、とされたものとして、審議文の処理対象文節を表示中の訂正案で置換する処理を行う（ステップ S 3 4 7 ) 。つぎに、全文節に対する処理が完了したか否かを判断し、全文節に対する処理が完了していなかった場合（ステップ S 3 4 8 ； N O) には、訂正要文節テーブル内のつぎの文節を処理対象文節として（ステップ S 3 4 9 ) 、ステップ S 3 4 1からの処理を再度実行する。書面審議装置 1 0は、このような処理を繰り返し、全文節に対する処理が完了したとき（ステップ S 3 4 8 ； Y E S ) に、第 1 8図に示してあるように、処理を行った審議文をハイパーテキスト化（ステップ S 3 5 0 ) し、ハイパーテキスト化した文書をその文書用の公開サーバに登録する（ステップ S 3 5 1 ) 。この公開サーバは、書面審議装置 1 0自身であることも、ネットワークで接続された他の装置であることもある。そして、書面審議装置 1 0は、審議を依頼した各部門に、登録が完了した旨を B-mai lで通知し、書面審議処理を終了する。

このように、実施の形態にかかる書面審議装置 I 0は、審議文に関する、訂正案を含む審議結果をネットワークを介して収集する機能と、収集した審議結果を統計的に処理して最も有望な訂正案を見レ、だして操作者に表示する機能を有している。このため、本書面審議装置 1 0をネットワークに接続すれば、極めて少ない労力で、効率的に書面審議が行えることになる。

実施の形態にかかる書面審議装置 1 0は、各種の変形を行うことができる。例えば、同意分率ではなく、訂正案の文法等の観点からの評価値の大小により、最初に表示される訂正案が選択されるように書面審議装置 1 0を変形することができる。また、依頼メールの送信時に、審議文を送ってしまうように書面審議装置 1 0を変形しても良い o ただし、審議文を読まなくとも回答できる審議者が存在するような形態で使用することがある場合には、実施の形態のように装置を構成しておいた方が望ましい。何故ならば、ネットワークリソースが無駄に使用されるといつた現象の発生を防止できることになるからである。

また、実施形態の書面審議装置 1 0の説明に用いたシステム（第 1図）は、 1 台の書面審議装置 1 0が用いられたものであつたが、書面審議装置 1 0を複数台、ネットワークに接続しても良いことは当然である。そのようにシステムを構成すれば、離れた地にある各書面審議装置において極めて効率的に書面審議が行える書面審議システムが得られることになる。産業上の利用可能性以上のように、本発明にかかる書面審議装置は、効率的な書面審議を行うことができるシステムの構築に用いることができる。また、本発明にかかる書面審議システムは、離れた場所に複数の事業所等がある一般的な企業において、効率的な書面審議を行うために用いることができる。さらに、本発明にかかるコンビュ一夕読み取り可能な記録媒体は、そのような書面審議装置をコンピュータで実現するために使用することができる。

Claims

請求の範囲

1 . 他の機器との間で通信を行うための、ネットワークに接続される通信手段と、記憶手段と、

前記通信手段によって受信された情報の内容に基づき、その情報が審議されるべき審議文の審議結果を保持した情報であるか否かを判断する判断手段と、この判断手段によつて審議文の審議結果を保持した情報と判断された情報を、審議結果情報として前記記憶手段に格納する格納制御手段と、

前記記憶手段内に所定数の審議結果情報が記憶されたときに、それらの審議結果情報に基づき、一つの審議結果情報を生成する生成手段と、

を備えることを特徴とする書面審議装置。

2 . 他の機器との間で通信を行うための、ネットワークに接続される通信手段と、その内容が複数の審議者によって審議されるべき書面である審議文を記憶する第 1記憶手段と、

第 2記憶手段と、

前記通信手段によって受信された情報の内容に基づき、その情報が審議文の審議結果を保持した情報であるか否かを判断する判断手段と、

前記判断手段によつて審議文の審議結果を保持した情報と判断された情報を、審議結果情報として前記第 2記憶手段に格納する格納制御手段と、

前記第 2記憶手段内に前記複数の審議者からの審議結果情報が記憶されたときに、それらの審議結果情報に関する統計データを作成する作成手段と、

前記作成手段によって作成された統計データを用いて、前記第 1記憶手段内に記憶された審議文の内容を更新する更新手段と、

を備えることを特徴とする書面審議装置。

3 . 前記通信手段を用いて、前記複数の審議者のそれぞれに対して、審議されるべき審議文が前記第 1記憶手段に記憶されている旨を通知する通知手段と、ァドレス情報を含む所定フォーマツ卜の情報が前記通信手段によって受信された際に、当該アドレス情報で識別される機器に対して、前記通信手段を用いて、前記第 1記憶手段に記憶されている審議文に相当する情報を送信する送信手段と、をさらに備えることを特徴とする請求の範囲第 2項記載の書面審議装置。

4 . 文字情報を表示するための表示手段と、指示を入力するための入力手段と、をさらに備え、

前記更新手段は、

前記第 1記憶手段内に記憶されている審議文の内容を、前記作成手段によって生成された統計データを用いた場合の更新結果がわかる形態で、前記表示手段に表示させる表示制御手段と、

前記表示制御手段によつて表示制御が行われている間に前記入力手段に対して入力された指示に基づき、前記第 1記憶手段内に記憶されている審議文の内容を更新する内容更新手段と、

を含むことを特徴とする請求の範囲第 2項または第 3項記載の書面審議装置。

5 . 前記作成手段で作成された統計データに基づいたグラフを、前記表示手段に表示させる第 2表示制御手段を、さらに備えることを特徴とする請求の範囲第 4

6 . 前記請求の範囲第 1項〜第 5項のレ、ずれか一つに記載の複数台の書面審議装置と、

前記複数台の書面審議装置を相互に接続するネットワークと、

を備えることを特徴とする書面審議システム。

7 . コンピュータを、前記請求の範囲第 1項〜第 5項のいずれか ^こ記載の書面審議装置として動作させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。